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Logiciel Digital Asset Management : pourquoi l'utiliser ?

Pour faire face à la multiplication des fichiers multimédia qu’utilisent aujourd’hui les entreprises et les organismes publics, l’utilisation des logiciels de Digital Asset Management (DAM) présente de nombreux atouts. Ces logiciels permettent de simplifier la gestion de l’ensemble des fichiers multimédia.

Reconnaissance des formes et géolocalisation dans les logiciels DAM

Dotés d’outils de reconnaissance des formes, les logiciels DAM facilitent à la fois l’indexation des fichiers de la photothèque mais aussi, en conséquence, leur recherche. Indexés en fonction de leur contenu, les fichiers peuvent être recherchés par similarité. Le logiciel comparera alors les formes des bâtiments, des objets ou des visages mais aussi la répartition des couleurs. S’ajoute à cela la géolocalisation qui permet l’indexation et la recherche des fichiers en fonction de leur lieu de prise de vue ou plus généralement de création. Il est ainsi possible de les rechercher en utilisant une carte ou bien en tapant directement une adresse. En se basant sur la similarité des contenus ou de la localisation, le logiciel peut également créer des albums, galeries…

La gestion des actifs numériques optimisée grâce aux logiciels DAM

Dédiés à la gestion des actifs numériques, les logiciels DAM permettent de l’optimiser. La gestion des actifs numériques c’est en fait la gestion de l’intégralité de leur cycle de vie dans le système. Cela passe par le classement des fichiers selon un plan de classement prédéfini, par leur stockage et leur archivage mais aussi par leur visualisation.

Avec les logiciels DAM, c’est à la fois un gain de temps et d’argent qui est permis pour les entreprises. La simplification des tâches de gestion des données que leur utilisation permet est à l’origine de ces avantages.

Le logiciel DAM : un logiciel indexation

Un logiciel DAM est un logiciel d’indexation qui travaille de façon automatique afin de faciliter la recherche des fichiers multimédia pour l’utilisateur. L’indexation peut alors se baser sur différentes informations : les métadonnées, le contenu, les tags renseignés par un opérateur humain. Les métadonnées exploitées pour l’indexation, de formats EXIF, IPTC, XMP et ID3 résultent en une indexation textuelle. Les informations comprises dans les métadonnées sont très diverses, cela peut aller de la date de création au nom de l’auteur en passant par des commentaires. L’indexation peut également se baser sur le contenu comme les formes, les visages et les couleurs dans une image ou bien les mots porteurs de sens apparaissant le plus souvent dans un texte. En analysant le contenu, le logiciel réalise une indexation basée sur le thème.

Les modes de stockage utilisés pour le DAM

Le DAM peut faire appel à deux différents modes de stockage. Le système DAM s’appuiera alors sur un hébergement cloud ou un stockage hybride. Avec le stockage cloud, les assets se trouvent stockés dans des serveurs en dehors du site de l’entreprise et sont accessibles par le biais d’une connexion internet. Il est possible de combiner cet hébergement cloud à un hébergement interne, on parle alors de stockage hybride. Ce mode de stockage permet de jongler entre les deux hébergements afin de bénéficier de leurs avantages principaux respectifs : la flexibilité en termes d’espace de stockage et la sécurité des données.

La pluralité des modes de stockage DAM ne concerne pas uniquement les fichiers multimédia mais aussi l’application DAM elle-même. Certaines sont uniquement accessibles en passant par internet, d’autres peuvent être installées directement sur les appareils.

Le workflow dans les logiciels de DAM

Les logiciels de DAM permettent aux entreprises et aux organismes publics de mettre en place un workflow. Cette automatisation de la gestion des fichiers ou même des processus de travail offre aux entreprises un gain de temps et d’argent. Cela facilite particulièrement la gestion des projets dont les acteurs sont séparés géographiquement ou simplement très nombreux. On pourra ainsi utiliser les logiciels de DAM pour définir un circuit de validation des étapes d’un projet ou bien pour définir le circuit qu’empruntera chaque fichier importé dans le système. Le workflow peut également permettre d’automatiser la réalisation de statistiques concernant les fichiers ou les utilisateurs notamment.

La sécurisation des données regroupées dans la plateforme multimedia

Les fichiers accessibles depuis la plateforme multimédia des logiciels Digital Asset Management voient leur sécurité assurée par différents moyens. Assurer la sécurité des assets c’est notamment en empêcher le vol, la destruction, la diffusion à un public à qui ils ne sont pas destinés, l’inaccessibilité… Diverses mesures sont mises en place dans cet objectif, à commencer par la gestion des droits et des accès en fonction des profils utilisateurs. S’ajoute à cela la mise en place de conditions d’utilisation et la protection de la propriété intellectuelle par le biais de filigranes ou signatures par exemple. Enfin, la sécurité des assets est assurée par les infrastructures d’hébergement des données. Ces infrastructures offrent une protection aux données grâce aux sites sécurisés sur lesquels elles se trouvent mais aussi grâce aux moyens de protection informatiques (firewall, serveurs de sécurité).

Contrôler le partage photo grâce à la gestion des droits d’utilisateurs

Avec les logiciels Digital Asset Management le partage photo peut être contrôlé en fonction des utilisateurs. Cela est rendu possible par la personnalisation des droits d’utilisateurs, le plus généralement pour des groupes mais aussi, parfois, au niveau individuel. La création d’un profil de groupe passe alors par la détermination des droits de ses membres concernant le partage des photos. Les droits concernent notamment l’importation et l’exportation de photos, l’indexation des fichiers, leur publication, leur diffusion, leur modification, leur suppression…

Certains profils d’utilisateurs peuvent être personnalisés et offrir des droits différents de ceux des autres. Il existe ainsi des responsables de groupes qui bénéficient de droits supplémentaires et d’une certaine autorité.

Le logiciel DAM : un logiciel classement photo

Chaque logiciel DAM est un logiciel classement photo qui permet alors une recherche simplifiée des fichiers pour les utilisateurs. Les photos sont rangées, selon un critère déterminé, dans un ordre défini ou en catégories. Le classement des photos est fait de façon automatique par le logiciel qui répond alors à une requête de l’utilisateur. Pour réaliser ses classements, le logiciel DAM doit se baser sur certaines informations comprises dans les métadonnées. Les utilisateurs jouent donc, à leur façon, un rôle dans le classement des photos puisque la façon dont sont renseignées les métadonnées déterminera l’efficacité et la pertinence du classement.

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