•  
  •  

Optimiser la gestion des actifs numériques avec le DAM

L’objectif principal des logiciels Digital Asset Management est d’optimiser la gestion des actifs numériques des entreprises ou des organismes publics qui les utilisent. « Gestion des actifs numériques » est d’ailleurs la traduction littérale de Digital Asset Management.

Simplification de l’organisation pour les entreprises et les organismes publics

Cette optimisation est nécessaire en raison du volume toujours plus important de données numériques utilisées au quotidien par ces structures.

Pour remplir sa fonction d’optimisation de la gestion des actifs numériques, les logiciels DAM tels qu’ePhoto DAM permettent la gestion des fichiers dans l’ensemble de leur cycle de vie. On considère que le cycle de vie d’un fichier multimédia se divise en 4 grandes phases : sa création, sa gestion, sa diffusion et sa conservation. Cela regroupe de multiples actions comme la collecte des fichiers, le classement, l’indexation, l’administration, la modification, la consultation (visualisation), le partage, la recherche, l’archivage…

Optimiser la gestion de ces multiples tâches liées au traitement des actifs numériques permet aux entreprises et aux organismes publics non seulement un gain de temps, un confort de travail mais aussi un gain d’argent. Bien entendu, les logiciels DAM ne peuvent atteindre leur objectif que s’ils sont adaptés aux besoins des différentes structures qui y font appel. Ainsi, certaines solutions GED permettent de gérer tous les types de fichiers alors que d’autres, les logiciels DAM, sont spécialisées dans la gestion des fichiers multimédia (images, photos, vidéos, fichiers audios…). C’est notamment le cas d’ePhoto DAM qui est particulièrement destiné à la gestion des photos et des vidéos, le logiciel peut cependant traiter également d’autres types de fichiers multimédia comme les fichiers audio, les PDF ou encore PPT par exemple.

Classement des actifs numériques : une étape indispensable de la création

L’optimisation de la gestion des actifs numériques passe naturellement par un classement efficace des fichiers multimédia créés et enregistrés. Cela permet de les conserver de façon centralisée tout en pouvant les réutiliser et les retrouver aisément à tout moment.

Le classement des actifs numériques résulte tout d’abord d’un choix organisationnel humain et non d’un choix du logiciel digital asset management. Ainsi, le classement des actifs numériques dans une plateforme DAM découle du plan de classement établi par l’entreprise ou l’organisme public. Dans le logiciel, cela donne une liste hiérarchisée qui résulte généralement en un arbre de navigation. Concrètement le classement des données se fait par la répartition dans différentes collections et organisée à l’aide d’un arbre de mots clés ou plan de classement (aussi appelé thesaurus) … selon les besoins.

Un bon classement est essentiel à l’optimisation de la gestion des actifs numériques dans le sens où il jouera ensuite sur l’efficacité du traitement des données, de leur recherche, de l’accès aux fichiers…

Selon les logiciels et selon les préférences de l’utilisateur, le classement peut se faire de deux façons différentes. Il est alors possible qu’il soit effectué de façon automatisée grâce aux métadonnées, après que l’utilisateur n’est renseigné son plan de classement. Il est aussi possible que le classement soit réalisé avec l’intervention d’une personne qui classera alors les fichiers elle-même.

La visualisation des données numériques

La visualisation des données numériques centralisées dans l’application de Digital Asset Management, peut se faire directement au niveau du système DAM grâce à des outils dédiés. Il n’est alors pas nécessaire d’extraire les actifs numériques pour les consulter. Lorsque la visualisation des actifs numériques se fait de la sorte, on parle d’une mise à disposition des fichiers, le mode pull.

La visualisation des actifs numériques peut également se faire par le biais d’outils ou logiciels totalement extérieurs (indépendants) au système DAM. Dans ce cas, les données sont distribuées, il s’agit du mode push. Pour visualiser les fichiers numériques de cette façon, un transfert préalable est indispensable afin de les extraire du système DAM.

Les deux possibilités coexistent dans les systèmes DAM. Le choix de recourir à l’une ou l’autre pour visualiser un document dépendra des besoins de l’utilisateur. Ainsi, l’extraction ne s’impose généralement que pour utiliser le fichier dans un système externe, pour les exploiter et non pour simplement les consulter.

La conservation des actifs numériques : archivage et stockage

S’il faut distinguer l’archivage du stockage cela ne veut pas dire que la conservation des actifs numériques ne se fait pas de la même façon dans les deux cas.

L’archivage consiste à conserver des fichiers numériques dits dormants. En d’autres termes, des fichiers numériques qui ne sont plus utilisés de façon courante mais qu’il est nécessaire de conserver pour une consultation éventuelle. Le besoin d’archivage peut parfois découler d’une obligation légale de conservation de certains documents.

Le stockage consiste pour sa part à conserver des fichiers numériques actifs, utilisés de façon courante. L’objectif du stockage est principalement de permettre le partage des fichiers multimédia avec des collaborateurs, des partenaires, des journalistes, des clients,… Le stockage permet également de retrouver les fichiers d’un support à l’autre : ordinateurs, tablettes,…

Dans les deux cas, l’hébergement de l’ensemble des fichiers peut être assuré par le fournisseur du système de Digital Asset Management.


bandeau_logos

Pourquoi le DAM est un outil essentiel  pour votre organisation ?
Téléchargez le livre blanc et retrouvez tous les résultats de l’enquête exclusive
menée par serdaLAB sur les usages des solutions de DAM dans les secteurs public et privé.
TÉLÉCHARGER