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Gestion des droits utilisateurs avec le partage de photos

Avec les logiciels Digital Asset Management, il est possible de contrôler le partage photo en personnalisant les droits de chaque utilisateur ou plus souvent de groupes d’utilisateurs. Ces droits sont relatifs au partage des photos dans un sens comme dans l’autre. Ainsi, la gestion des droits utilisateurs c’est la gestion des droits de consulter, exporter, télécharger des photos mais aussi des droits de partager et publier des photos.

Contrôler le partage photo par la gestion des droits utilisateurs

Afin d’accorder à chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs les bonnes autorisations, une étude des besoins est indispensable en amont de la détermination des droits. Bien entendu, ces droits prédéfinis sont tout à fait modifiables lorsque les besoins évoluent durablement. De même, une modification ponctuelle des droits, lors de la mise en place d’un projet par exemple, est tout à fait envisageable avec les logiciels Digital Asset Management ou logiciel photothèque.

Lors de la détermination des droits de chaque groupe d’utilisateurs, il est indispensable de bien considérer les raisons qui limitent certains droits pour certains utilisateurs. En effet, limiter les droits si cela n’a pas de réel intérêt, mais surtout si la limitation de ces droits concerne des personnes qui en ont besoin pour leur travail, peut engendrer une grande perte de temps. Concrètement, limiter le droit de diffuser des albums au responsable de communication de l’entreprise n’aurait aucun sens. Une telle situation engendrerait une perte de temps considérable puisque le responsable de communication est amené à diffuser des albums sur les réseaux sociaux par exemple et devrait alors envoyer à chaque fois une demande au responsable du groupe. A l’inverse, empêcher un comptable de diffuser des albums ne poserait pas de problème pour son travail et éviterait même qu’il ne puisse nuire à l’entreprise en diffusant des contenus qui ne sont pas censés l’être, sans connaissance des politiques de communication.

La gestion des droits utilisateurs simplifiée par le logiciel DAM

La gestion des droits utilisateurs est assurée par l’administrateur de la photothèque. Il contrôle alors les comptes utilisateurs et peut créer des profils de groupes ou bien des profils individuels. Chaque profil correspond à un ensemble de droits et/ou de limitations concernant le partage photo. C’est à l’administrateur que revient alors la tâche de composer les groupes qu’il a paramétré en y ajoutant des utilisateurs ou en les supprimant. Grâce aux profils de groupes, la gestion des droits utilisateurs est largement simplifiée. Il est ainsi possible de définir les droits d’un grand nombre de personne en un seul paramétrage. L’opération de définition des droits n’est donc à répéter que quelques fois.

Si tous les utilisateurs d’un groupe bénéficient des droits qui sont paramétrés pour ce groupe, il est possible qu’en leur sein certaines personnes voient leurs droits personnalisés concernant le partage photo. De même, il est possible de priver totalement de partage photo certains utilisateurs de façon provisoire. Le logiciel ePhoto DAM permet, par exemple, la suspension d’un compte qui sera alors désactivé temporairement (jusqu’à une date définie ou pour un temps indéterminé) empêchant ainsi le partage photo.

Paramétrage des droits d’utilisateur

Le paramétrage des droits d’utilisateur passe par le choix des responsables du groupe, la définition des autorisations des membres du groupe concernant le partage photo, la sélection des collections et galeries accessibles au groupe mais aussi l’affection de chartes d’utilisation.

Les responsables du groupe sont des membres qui bénéficient d’un profil personnalisé puisqu’ils ont des droits supplémentaires concernant le partage photo. Le rôle de responsable peut amener à gérer les utilisateurs appartenant au groupe, les collections, la corbeille, l’indexation et la publication par les utilisateurs du groupe ou encore les demandes d’exportations.

Sur ePhoto DAM, il existe 3 types de droits pour les responsables de groupes : administration du groupe, indexation et publication ainsi que la modération des commandes. Chaque droit peut être accordé à une seule personne ou partagé par plusieurs utilisateurs, de même un responsable peut disposer d’un unique droit ou bien des trois.

Pour l’ensemble des utilisateurs, des droits génériques sont définis concernant l’importation des photos, la diffusion des albums, les téléchargements (exportations), l’indexation, la publication ou encore la suppression. Les collections de fichiers sur lesquelles les utilisateurs ont des droits sont sélectionnées lors du paramétrage du groupe. Pour un même groupe d’utilisateurs, les droits accordés concernant le partage de photos peuvent différer d’une collection à une autre.

Enfin, le paramétrage des droits d’utilisateurs peut aussi passer par l’affection de chartes. En d’autres termes, le partage des photos et l’accès à certains droits peuvent être conditionnés par l’acceptation de chartes. Il sera alors demandé à l’utilisateur d’accepter la charte au moment où il souhaitera réaliser une action qui lui est liée (importation, indexation, publication…). Si l’utilisateur n’accepte pas, l’action qu’il a entreprise sera alors automatiquement abandonnée.


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