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Le workflow et l’exploitation des métadonnées avec un logiciel DAM

Le workflow, traduit littéralement par “flux de travail” est un processus d’automatisation des tâches. Cette automatisation se fait par le biais de l’informatique, et notamment par le biais des logiciels Digital Asset Management.

Le workflow : définition

Pour les entreprises et les organismes publics, cela consiste le plus souvent en l’automatisation de l’enchaînement des opérations ou des étapes d’un projet, d’une campagne, du cycle de vie d’un fichier. Concernant la gestion des actifs numériques, le worflow est souvent une simple automatisation de la réalisation d’une tâche, l’archivage d’un fichier après un certain temps par exemple.

Les logiciels DAM, comme ePhoto DAM, permettent la mise en place simplifiée du workflow pour les entreprises et les organismes publics qui les utilisent. Cela les aide alors à optimiser le temps de travail et le coût des différentes opérations.

Mise en place et utilité du worklflow avec un logiciel DAM

Travailler avec un logiciel DAM permet aux structures de mettre en place un workflow très simplement. Un opérateur définit alors le workflow à l’avance afin de permettre l’automatisation. Il renseigne les informations essentielles telles que les tâches à réaliser, le circuit de réalisation de ces tâches (ordre dans lequel elles sont réalisées, personnes par qui les informations doivent transiter) ou encore les droits des différents utilisateurs (droits d’accès, de modification, de validation, d’extraction).

Avec les logiciels DAM, le workflow consiste le plus souvent en un contrôle du cycle de vie des fichiers multimédia dans le système. Le workflow est alors une simple planification de tâches. L’opérateur n’a qu’à définir le circuit de réalisation de ces dernières. Ainsi, il est possible de programmer la réalisation d’une opération sans que l’humain ne doive intervenir. L’opérateur définit les tâches à accomplir et les situe dans le temps, les unes par rapport aux autres mais aussi en fonction de dates précises parfois. Ainsi, de l’importation du fichier dans le système DAM à sa suppression, tout peut être automatisé. Importation, classement, indexation, publication, création/modification de galeries d’images, archivage ou encore suppression sont autant de tâches qui peuvent composer le workflow. En parallèle, le workflow comprend souvent la définition des droits de chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs concernant les fichiers (droits d’accès, de modification, de téléchargement,…). Le parcours prédéfini de chaque document est bien entendu modifiable en cours de route.

En dehors de la simple gestion de fichiers, les logiciels DAM peuvent servir à la mise en place d’un workflow dans le cadre de la réalisation de projets, notamment un circuit de validation de documents. En effet, les entreprises et les organismes publics utilisant les logiciels Digital Asset Management sont généralement amenés à travailler sur des projets faisant appel à un grand nombre de collaborateurs, parfois éloignés géographiquement. La mise en place d’un circuit de validation s’impose alors comme la solution la plus simple et rapide. Au cours des projets pour lesquels le workflow est mis en place, chaque étape doit être validée par un responsable, un collaborateur ou bien un client. De même tout doit pouvoir être suivi par l’ensemble des acteurs du projet. Ainsi chacun d’eux peut accéder aux fichiers et en déposer grâce au logiciel DAM qui en permet le partage. Concrètement, sur le logiciel, la mise en place du workflow consiste à déterminer le circuit de validation et donc les droits de validation, de consultation, de modification… En d’autres termes, en mettant en place le workflow dans le logiciel DAM, on définit quels utilisateurs auront accès à quels contenus, pourront les modifier, auront autorité pour les valider ou seront uniquement en droit de les approuver et à quel moment. Ici encore, le workflow, c’est-à-dire le circuit de validation prédéfini, est modifiable à tout moment.

Enfin, le workflow peut servir à l’analyse des données. De façon automatisée, le logiciel DAM peut alors réaliser des analyses statistiques concernant le trafic sur la plateforme multimédia. C’est notamment l’une des fonctionnalités du logiciel ePhoto DAM qui donne alors des statistiques concernant les recherches les plus réalisées, les fichiers les plus téléchargés/importés/publiés…

L’exploitation des métadonnées au service du workflow

L’exploitation des métadonnées associées aux fichiers est au service direct du workflow. Ces métadonnées sont en grande partie responsables de la possibilité d’automatiser certaines tâches. L’exploitation des métadonnées est notamment essentielle pour l’automatisation de l’indexation. C’est sur les métadonnées que le logiciel DAM se basera pour indexer les fichiers et ainsi permettre aux utilisateurs de les retrouver sans difficulté. De même, les métadonnées sont exploitées par les logiciels DAM pour réaliser automatiquement des galeries d’images par thème par exemple.

L’exploitation des métadonnées est également très importante pour le suivi des fichiers dans le cadre de projets impliquant de nombreux acteurs. Les métadonnées pouvant, par exemple, comprendre l’historique des modifications.


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