3 tips pour la bonne indexation de vos digital assets

En ce moment chez Einden, nous apprenons à une IA à pré-indexer les médias déposés dans Ephoto Dam, tout en étant spécialiste du corpus dans lequel elle indexe. Grâce à nos recherche menées à travers notre laboratoire DAMIA Lab, cela nous a poussé à formaliser un certain nombre de concepts appliqué à l’indexation des digital assets.

Nous vous proposons donc à travers cet article en forme de bonnes pratiques ou d’erreurs à éviter, quelques conseils d’indexation que nous avons pu formaliser à l’occasion de notre travail sur les IA, à appliquer à votre solution Dam.

1 – Trop c’est trop

Trop d’indexation c’est trop de bruit documentaire.

Qu’on se le dise, le volume d’assets fait qu’on a de toute façon plutôt tendance à écourter les phases d’indexation que de basculer du côté de la dissertation. Cependant, il est bon de rappeler qu’il est toujours plus pertinent de concentrer son effort d’indexation sur le sujet principal représenté par l’image. En effet, en faisant cela, on répond à l’attente de celui qui recherche, ce qui est, dans le contexte d’Ephoto Dam, le rôle premier du logiciel de photothèque.

L’utilisateur va, dans l’immense majorité des cas, commencer sa recherche à travers son sujet principal. Si déjà les fichiers multimédias du résultats affichés sont pertinents, on lui fait gagner un temps précieux. Certes on peut passer parfois à côté d’un élément intéressant (mais secondaire) en faisant cela. Mais à choisir, on préfèrera souvent un peu de silence documentaire que du bruit.

Voici un exemple avec cette photo pour vous expliquer :

✅ Bonne indexation : Atelier en public de Jean-Baptiste Briand (designer) à l’occasion de l’évènement « Design au cœur des cités ».

⛔ Mauvaise indexation : Jean-Baptiste Briand (designer) sur scène lors de l’évènement « Design au cœur des cités », le 9 Décembre 2025 à la Cité du Design de Paris (France).

Le public limité lors de cet atelier a permis une grande interactivité entre le designer et les participants.

L’atelier s’est terminé par la projection d’un film produit par le collectif de designer « Aliens ».

2 – Le connoté est un choix, pas la règle

Il est régulier, notamment sur des images d’illustration, de vouloir apposer un concept abstrait dans l’indexation d’une image. On a déjà pu le dire, mais une photo de “Vacances” ou de “Convivialité” n’existe pas. C’est la somme des objets visibles sur l’image qui permet d’en déduire cela. Au delà du fait que c’est subjectif, cela est potentiellement variable d’une culture à l’autre et n’est donc même pas forcément vrai.

Cet exemple pour indiquer que le minimum en indexation c’est de s’en tenir à ce qui est représenté factuellement. Il y a moins de chances de se tromper ainsi. Chaque utilisateur pourra utiliser l’image dans le contexte qui est le sien, si pour lui l’ambiance ou l’impression qu’elle dégage convient à son besoin à cet instant t.

Il est tout à fait possible d’avoir un pan d’indexation connoté car elle peut répondre à un besoin de gestion des contenus, mais il doit alors avoir un périmètre donné (par exemple s’être accordé au sein de l’équipe sur les concepts à représenter) et s’appliquer à un fonds donné et non à n’importe quel asset.

3 – Un champ = une information

C’est une partie du concept de “cocon sémantique” que nous développons pour nos IA d’indexation avec notre laboratoire de recherche DAMIA Lab. En effet, il faut éviter au maximum les champs descriptifs avec des modes d’emploi. Par exemple, “dans le champs Description, commencer par la date de l’évènement, puis décrire celui-ci, ajouter enfin les personnes représentées et des conditions d’utilisation s’il y en a”.

Non, il vaut mieux prévoir un champ descriptif ou en tout cas un élément descriptif distinct pour chaque nature d’information.

Voici quelques bonnes raison de procéder ainsi :

• cela va plus vite d’indexer de cette manière
• pour certains champs ou items, on peut définir des listes, qui accélèrent encore l’indexation
• cela limite les envolées lyriques qui créent plus souvent du bruit documentaire que des ajouts pertinents (cf le conseil numéro 1)
• cela représente autant de filtres utilisables ensuite côté recherche

En indexation et de part les volumes, toute économie est bonne à prendre pour conserver un ratio temps d’indexation / temps de recherche favorable aux utilisateurs.

Vous accompagnez pour consolider votre thésaurus

Il existe beaucoup d’autres bonnes pratiques à mettre en œuvre dans votre solution de digital asset management, parfois en partie dépendantes de votre contexte. On ne sera donc pas exhaustif, mais avec ces 3 grands conseils en tête, vous produirez une indexation relativement rapide et efficace pour vos utilisateurs. Si vous avez besoin de plus amples conseils, n’hésitez pas à consulter nos vidéos et webinaires relatifs à la question documentaire.

Nous pouvons également vous accompagner à construire votre langage documentaire. Nos experts iconographes et documentalistes vous aideront à formaliser vos workflows en prenant en compte vos spécificités, votre culture d’entreprise et votre vocabulaire, ce qui permettra de vous proposer un thésaurus cohérent avec vos besoins.