Femme tapant sur les touches d'un clavier d'ordinateur portable.

L’organisation documentaire : la clé de votre solution DAM

La structure documentaire qui prend en compte vos enjeux

Le langage documentaire est la pierre angulaire de votre projet Ephoto Dam. Il a pour but de structurer l’information au sein de votre médiathèque numérique. Il permet la description et la recherche des photos et vidéos et formalise vos workflows. En réalité, il pose les prémices de votre politique documentaire.

Le principe est de définir les ensembles de fichiers multimédia et actifs numériques en présence (les fonds documentaires). Cela permet ensuite d’en déterminer les caractéristiques : nature, contenus représentés, accès, diffusion, obsolescence, suppression…

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Homme barbu avec lunettes travaillant sur un ordinateur, illustrant la gestion avancée des actifs numériques avec Ephoto Dam.

Une étape indispensable

Grâce au langage documentaire, le cycle de vie de vos digital assets prend forme au sein de votre solution DAM (Digital Assets Management). Il fusionne :

  • les besoins des utilisateurs
  • l’exigence de description des contributeurs
  • les rôles de chacun dans ces processus
  • l’avenir de vos ressources numériques avec le “après Ephoto Dam”.

Dans Ephoto Dam votre langage documentaire est structuré en 3 étapes :

1

AUDIT

Pour définir votre langage documentaire, nous réalisons l’audit des pilotes projets ainsi que des contributeurs et utilisateurs. Nous collectons les éléments qui nous permettront de dresser une première trame du langage documentaire : collections, mots-clés, fiche descriptive et profils de droits.

2

RÉALISATION

Nous analysons votre vocabulaire, votre jargon, votre culture d’entreprise et votre image de marque, ainsi que les termes que vous employez dans votre structure. C’est une étape importante qui permet d’organiser correctement votre thésaurus, afin qu’il soit cohérent avec votre langage professionnel au quotidien.

3

RECOMMANDATIONS

Après échanges et relecture, le langage documentaire validé est intégré à Ephoto Dam. Nous établissons alors une liste de recommandations pour le maintenir et le faire évoluer, au rythme des changements de votre structure.
Un homme souriant portant des lunettes est assis devant un ordinateur, travaillant sur le logiciel Ephoto Dam, solution de Digital Asset Management.

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Les bénéfices de l’accompagnement documentaire

Court terme

À court terme, vous gagnez un temps précieux dans la création du langage documentaire en bénéficiant du travail d’un expert. Vous bénéficiez de son expérience et de toutes les informations nécessaires à une structure documentaire sur mesure.

Moyen terme

À moyen terme, le langage documentaire est un guide dans la prise en main de votre solution DAM et l’apprentissage du processus d’indexation. Il vous guidera pas à pas dans la complétion de votre indexation, en priorisant les éléments essentiels et pondérant les éléments satellites. Grâce à lui, vous réaliserez une indexation pertinente et efficace pour pouvoir les retrouver facilement. C’est un gain rapide et bénéfique à votre expérience client.

Long terme

Notre expérience le montre, les projets qui n’ont pas bénéficié d’un langage documentaire prennent plus de temps à mettre en place. Ce sont aussi des logiciels de photothèque qui sont parfois remis en question après quelques années ne portant pas les fruits attendus. Un langage documentaire est la garantie de la performance d’une solution DAM mais aussi de son adaptabilité à de nouveaux besoins.