Le langage documentaire, un indispensable pour votre DAM

Aujourd’hui, la mise en place d’un DAM nécessite forcément de passer par un langage documentaire complet, afin de structurer correctement vos médias. Il va permettre de diriger et gérer facilement votre indexation et la recherche de vos actifs numériques.

Vos médias témoignant de votre activité, un langage documentaire correspond donc à la description de votre activité. Pour cela, nos experts iconographes sont là pour créer avec vous votre propre structure documentaire et votre propre langage.

Un langage documentaire en 4 points

Dans Ephoto Dam, votre langage documentaire est structuré grâce à 4 points :

1. L’arborescence de collections qui permet l’accès aux médias.
2. L’arborescence de mots clés qui permet la description du contenus des médias.
3. Une fiche descriptive qui permet la description du contexte de création et d’utilisation des médias.
4. Enfin, les profils de droits (ou plus précisément les workflows) et les interactions entre les utilisateurs et les fonds documentaires.

Grâce à ces quatre éléments, nos iconographes établissent les normes et les règles de description de vos fonds documentaires. Leur expertise garantit une structure documentaire pérenne et facile à prendre en main.

Des étapes à suivre pour son bon fonctionnement

Afin de préparer au mieux ces éléments, nos experts réalisent un audit. Ils collectent toutes les informations qui leur seront utiles pour dresser le langage documentaire. L’objectif est de comprendre votre activité ainsi que le cycle de vie de vos médias. Cet audit peut se faire sur place, dans vos bureaux, ou à distance, en visioconférence d’environ 2 heures par atelier (2 ateliers sont généralement nécessaires).

Après avoir rassemblé toutes les informations nécessaires, nos experts mènent une étude documentaire. Ils analysent vos médias, leurs usages, leurs canaux de diffusion, les supports dans lesquels ils sont utilisés, par exemple votre site internet ou sur d’autres logiciels qui utilisent vos ressources graphiques.

Ils analysent votre vocabulaire, votre jargon, votre culture d’entreprise, les termes que vous employez vous et vos collaborateurs pour parler de votre activité. C’est une étape importante qui permet d’organiser correctement votre thésaurus, afin qu’il soit cohérent avec votre langage professionnel au quotidien.

Grâce à l’audit et à l’étude documentaire, nos experts rédigent un livrable, présentant toutes composantes du langage documentaire. Ils vous le présentent et vous le testez ensemble afin de procéder aux derniers ajustements. Lorsque tous les éléments sont validés, ils se chargent de l’intégration de ce langage documentaire dans votre solution Ephoto Dam !

Nos conseils et bonnes pratiques pour un langage documentaire réussi

Pour garantir un usage pérenne de votre langage documentaire, nous vous donnons quelques conseils.

En amont de la mise en place du langage documentaire par nos iconographes, vous n’aurez rien à faire, ni à préparer. Néanmoins, il est tout de même important d’être en mesure de rassembler les personnes capables de parler de vos médias et de leurs usages. 

Avant l’audit, si vous envisagez qu’Ephoto Dam diffuse des médias sur d’autres plateformes (site web, PIM, CMS, etc), assurez-vous en amont des besoins de ces outils. Ephoto Dam pouvant délivrer les médias et leur indexation à ces plateformes, prendre en compte leurs besoins dès la création du langage documentaire est un gain de temps précieux lors de leur connexion au DAM.

Avec Ephoto Dam, l’occasion vous est donnée de gérer la propriété intellectuelle attachée à vos médias dans les meilleures conditions. Il est donc important de recenser en amont les cas pratiques sur ce sujet qui jalonnent vos fonds documentaires.

Aussi, avec l’acquisition d’Ephoto Dam et d’un langage documentaire sur-mesure, vous pouvez amorcer la mise en place d’une politique documentaire. Elle garantit les bonnes intéractions entre les collaborateurs autour des médias, ainsi que les règles d’indexation et de conservation des médias.

Après que votre langage documentaire soit livré, nous vous conseillons de le faire évoluer et de le faire vivre au moins une fois par an. L’outil statistique mis à votre disposition dans Ephoto Dam va permettre d’avoir accès au suivi de l’utilisation des mots clés, des collections et même mesurer les recherches infructueuses. Vous pourrez donc amender votre structure en fonction de votre interprétation de ces statistiques : produire des médias sur un thème très demandé, modifier un mot-clé, ajouter un synonyme, augmenter la granularité d’une partie de l’arborescence, etc.

Une étape obligatoire

Le langage documentaire est donc une étape essentielle pour le bon fonctionnement de votre photothèque Ephoto Dam. Sans sa mise en place, la solution ne peut pas être exploitable.