5 points clés pour optimiser son DAM en été

Un DAM vivant et évolutif

Après quelques mois voire quelques années de mise en place d’un Digital Asset Management, quelques reflexes peuvent se perdre ou s’oublier. Manque de temps, pas assez d’informations ou trop d’acteurs repoussent le moment où il faut se pencher sur l’organisation et l’optimisation du logiciel.

Il ne faut pas oublier qu’une solution DAM doit vivre. Elle grandit à côté de votre structure et doit donc s’accorder avec votre stratégie. Cela nécessite d’y consacrer du temps mais les bénéfices apportées par la suite permettront de valoriser davantage votre patrimoine audiovisuel.

La meilleure occasion pour s’y pencher est la saison estivale qui est plus calme et où les parties prenantes sont moins demandeuses de médias. Alors, voici quelques éléments à suivre !

1) Faire évoluer son thésaurus

Vos médias sont difficiles à trouver et mal classés, ce qui crée de la confusion chez les parties prenantes. C’est le signe que votre thésaurus doit se refaire une beauté !

Le thésaurus sera continuellement à réviser et cela est très simple avec Ephoto Dam. Lors de la mise en place de votre solution DAM, vous pouvez bénéficier d’un accompagnement documentaire de nos experts. Cela vous permettra de construire ensemble votre structure documentaire qui reprendra votre jargon et vos spécificités.

Mais par la suite, si vous souhaitez le modifier, la solution vous permet d’être autonome.

Dans Ephoto Dam, vous avez la possibilité de bouger (en glisser/déposer) vos mots clés dans votre arborescence sans avoir à détacher vos ensembles de médias. Les nouveaux mots-clés parents se rattacheront automatiquement.

Vous allez également pouvoir changer l’intitulé d’un terme, ainsi l’ensemble des médias ayant le terme dans leur fiche descriptive aura le nouveau, sans besoin de faire des actions supplémentaires.

Vous pouvez aussi ajouter ou supprimer des mots-clés à votre convenance si, par exemple, des nouveaux services ou nouvelles entités venait à utiliser Ephoto Dam.

Votre fiche descriptive est également évolutive, vous allez pouvoir rajouter des champs descriptifs ou même en supprimer si des informations sont obsolètes. Plusieurs types de champs sont à votre disposition comme le texte libre, la liste autocomplété etc.

2) Faire le point sur les droits et accès des utilisateurs

L’agrandissement de l’équipe et l’évolution des usages signalent qu’il est temps de revoir les droits et accès des utilisateurs.

Depuis l’administration d’Ephoto Dam, vous avez la possibilité de créer autant de groupes utilisateurs que vous souhaitez avec des types de droits et d’accès différents. Ainsi vous pouvez intervenir sur des groupes existants, mais également en créer des nouveaux par exemple pour la presse ou un partenaire externe. Vous maitrisez ce qui sera visible par les personnes connectées, vous pouvez même appliquer un filigrane et choisir la qualité du téléchargement disponible.

La gestion des droits est très fine et les possibilités de réglages n’ont pas limite.

3) Faire le tri de ses médias

Faire un coup de propre n’a jamais fait de mal au vu du nombre de médias gérés par votre structure. Il faut tout de même penser à la politique documentaire mise en place afin d’assurer les cycles de vie de vos médias.

Certains médias doivent être conservés, d’autres supprimés une fois inutilisables, d’où l’intérêt de revoir leurs droits d’usage.

Identifiez les doublons et vérifiez l’usage des médias grâce aux statistiques d’Ephoto Dam. Un petit rappel sur votre politique documentaire ne vous fera pas de mal non plus !

Faire le tri de ses médias est une bonne chose également d’un point de vue écologique. Le stockage de médias qui sont inutiles a une empreinte écologique forte.

4) Revenir sur l’indexation de certains digital assets

Avec l’importation de centaines de médias par mois, l’indexation peut (parfois) passer à la trappe. Même si cela prend du temps, l’indexation est nécessaire pour être plus productif dans la recherche. Donc revenir sur son indexation est important, surtout pour la pérennité du média.

Ephoto Dam vous facilite la vie avec son indexation par lot. Vous avez juste à déposer votre dossier, vous sélectionnez tout et vous commencez votre indexation. Vous avez vos mots-clés, vos champs descriptifs, la géolocalisation ainsi que l’expiration des droits et les contrats associés.

Vous avez également la possibilité, lors d’un dépôt, d’associer un fichier d’indexation de masse. Vous avez juste à télécharger la matrice, la remplir des éléments souhaités et lancer l’indexation.

Une indexation complète, réaliser dans un logiciel qui vous facilite l’indexation, est une garantie de pérennité.

5) Suivre les nouveautés de votre solution Ephoto Dam

Suivre les actualités de votre logiciel photothèque est essentiel pour en tirer le meilleur parti. Notre équipe travaille quotidiennement pour vous offrir un outil adapté à vos besoins et aux défis de demain.

Nous partageons toutes les nouveautés sur notre blog ainsi que sur nos réseaux sociaux, où vous trouverez aussi les replays de nos conférences, interviews et webinaires.

Chaque mois, découvrez un nouvel article sur notre blog pour enrichir votre expertise sur le DAM et les fonctionnalités d’Ephoto Dam.

Maintenant, vous avez toutes les cartes en main pour avoir un DAM tout neuf pour la rentrée !