3 questions clés sur votre politique documentaire

Depuis plusieurs années déjà, le sujet du DAM est mature chez nos clients et prospects. Le rôle d’une telle solution est acquis et les questions de centralisation, de langage documentaire et de diffusion sont des sujets maîtrisés. En tout cas, ces problématiques sont considérées comme couvertes par une solution DAM. Parfois avec des philosophies différentes mais elles sont intégrées directement à la mise en œuvre des projets Ephoto Dam.

En revanche, la question de la politique documentaire est souvent un peu éludée alors que la mise en place d’un DAM doit absolument s’assortir de cette réflexion pour être un succès dans le temps.

Elle est sûrement mise de côté car elle requiert des éléments parfois difficiles à réunir pour les pilotes projets : un professionnel de la documentation et la collaboration de tous les acteurs.

Cependant, nous allons voir qu’avec quelques astuces et points de repères, on peut amorcer cette réflexion qui deviendra ensuite une vraie force pour la pérennité du projet DAM. C’est dans tous les cas une réflexion longue, mais vivante, car la politique documentaire ne cessera, tout au long de la vie du DAM, d’être aménagée et amendée. C’est toujours un atout de disposer d’un professionnel de la documentation pour mener à bien cette partie du projet, mais il aura de toute façon besoin de fédérer ses collègues autour de lui.

Voici par exemple une première question qui forme un bon point de repère pour commencer :

Quels sont les cycles de vie de mes médias?

De la production à l’archivage, il est toujours bon de formaliser les cycles de vie des médias. Ces cycles peuvent être différents en fonction des types de médias ou des services producteurs / demandeurs.

Une fois ces différentes étapes déterminées, les rôles de chacun pour chaque étape se précisent et permettent d’établir une cartographie des droits (et missions) de chacun quant aux fonds audiovisuels gérés avec le DAM. Les interactions des personnes avec la solution Dam sont alors déterminées et sont un bon guide pour la conduite du changement vers une gestion optimisée des médias.

Avec cette première question, une autre se fait jour rapidement :

Comment indexer les médias?

Il n’y pas de réponse toute faite mais ce qui doit guider cette réflexion ce sont les besoins en recherche. Il faut indexer les éléments nécessaires et utiles à une recherche efficace. C’est le seul moyen de conserver un rapport entre le temps passé à indexer et le temps de recherche favorable.

La plupart des DAM ont une vocation de partage et de diffusion et pas seulement de conservation. C’est pourquoi cet angle d’attaque par le besoin en recherche est très important. Aussi, il faut ajouter à cela le minimum requis concernant les droits et la propriété intellectuelle. Cette nécessité est d’ailleurs souvent compatible avec le premier angle d’attaque de cette question.

A partir de là, si on ajoute à la réflexion le maximum d’éléments contrôlés possibles (des listes pour les champs descriptifs quand les valeurs sont connues, un thésaurus pour les mots-clés ou les lieux), on obtient alors une structure documentaire qui devient un vrai guide d’indexation. On notera bien sûr que les besoins peuvent varier d’un fonds à l’autre, mais définir ces éléments dans un premier temps permet toujours d’ouvrir sereinement vers d’autres besoins ensuite.

Enfin, troisième question qui forme un repère :

Quand doit-on retirer des médias d’Ephoto Dam ?

Ce n’est pas forcément la première question à se poser. Cependant, le stockage a un coût, une empreinte écologique mais il représente aussi un volume de médias, qui peut être contradictoire avec une recherche efficace dans le DAM.

Dans le cas où un archiviste ne pourrait pas vous accompagner dans cette étape, il faut tenter de définir, non pas des règles, mais des points de contrôle qui vous permettront d’archiver des médias, c’est-à-dire de les sortir d’Ephoto Dam vers un stockage froid par exemple ou un logiciel d’archivage. Il y a plusieurs critères pour cela, qui sont variants selon le type de médias et ce qu’ils représentent et leur intérêt “historique”.

On peut citer :

• un critère d’obsolescence (un bâtiment qui a été rénové, une équipe dirigeante ou un élu qui a changé etc)
• un critère de non rareté, c’est à dire un sujet couvert par de nombreux médias dont on pourrait sélectionner les éléments les plus pertinents
• un critère de non usage. Les statistiques peuvent vous permettre de mesurer si un média a été téléchargé, diffusé etc.

Dans tous les cas, il n’y a pas de règle générale et il faut examiner chaque cas. Par exemple, même si un reportage est obsolète, il peut être bon de conserver dans Ephoto Dam une ou deux images représentatives et d’archiver le reste. C’est le savoir d’un archiviste mais il est toujours compliqué de savoir si un média pourra être intéressant dans 5 ans ou non.

Cependant, avoir quelques points de vigilance pour arbitrer un tri quand la qualité de la recherche se dégrade par exemple peut être utile. A noter que c’est à traiter en parallèle d’un editing sérieux et d’une révision du langage documentaire à intervalles réguliers.

Tous ces éléments sont des pans de la politique documentaire, qui associe elle-même parfois une politique RSE ou encore une politique d’archivage. Autant d’éléments à penser dans le cadre de votre projet Dam pour pérenniser son usage et les services rendus par la solution Dam.