Pourquoi il ne faut pas développer son propre DAM en 2023

En tant qu’éditeur DAM, nous réalisons des projets pour des clients qui avaient précédemment une solution de DAM “maison”. On peut considérer que cela représente 5 à 10% des nouveaux clients. La mission de ces projets est de réintégrer leurs données et de réviser leurs pratiques autour des médias, dans la solution développée et maintenue par un éditeur DAM en l’occurrence Ephoto Dam.

Grâce à ces expériences et notre vision du rôle d’éditeur, nous pouvons aujourd’hui partager notre point de vue sur les solutions DAM dites “maison” et vous éviter ce qui, sous l’apparence d’une bonne idée, peut être un piège.

Voici donc quelques uns des arguments qui pourront nourrir votre réflexion lors de l’acquisition ou le renouvellement de votre DAM.

Hier

Lorsqu’une structure a une capacité de développement grâce à des équipes dédiées ou des prestataires privilégiés, il est tentant de développer des solutions “maison” qui couvriraient 100% des besoins d’un cahier des charges personnalisé et établi au plus près des workflows et usages métiers. Cela apparaît comme une bonne idée : les besoins seront entièrement couverts, la production et les coûts seront maîtrisés, la sécurité sera assurée et la conduite du changement très facile.

Il y a un peu plus d’une dizaine d’années, cette pratique était relativement répandue, notamment dans le domaine du DAM et cela a donné naissance à plusieurs médiathèques uniques, créées par la société utilisatrice elle-même.

Cela pouvait notamment s’expliquer par un manque de maturité fonctionnelle des solutions proposées par les éditeurs, une méconnaissance des éditeurs par le public ou bien à des contraintes fortes de sécurité, que les éditeurs n’avaient pas encore intégrées.

Ces solutions, si elles arrivaient jusqu’à leur mise en exploitation, n’étaient au final souvent pas conformes à 100% au cahier des charges initial. Les utilisateurs rognaient finalement sur leurs attentes, qui faute de budget ou de mobilisation d’une équipe sur le suivi de l’outil, n’étaient finalement jamais développées. Les solutions périclitaient alors petit à petit pour revenir à une gestion des médias par système de fichiers.

Aujourd’hui

Aujourd’hui, les solutions DAM du marché sont extrêmement matures et couvrent des besoins fonctionnels étendus. Les éditeurs DAM, riches de centaines de projets, d’années d’échanges avec leurs utilisateurs, de veille technologique et métier et d’évolutions de leur produit, atteignent des niveaux de couverture fonctionnelle extrêmement hauts.

Ils ont développé leur interopérabilité pour s’intégrer dans les systèmes d’information et prévu les connecteurs adaptés pour toutes les plateformes courantes du marché. En termes de sécurité et de RGPD, ils ont intégrés toutes les normes en vigueur et disposent parfois même d’un certain nombre de certifications (en termes de sécurité et d’hébergement par exemple).

L’intégration des données d’une solution maison dans une solution éditeur est souvent complexe car la structuration des données est unique et dépendante des éventuelles mises à jour ou phases de vie du logiciel maison. Il y a souvent des pertes de cohérence dans les données au cours du temps de part le non maintien ou les patchs correctifs successifs.

À contrario, les éditeurs structurent et maintiennent des schémas de données normalisés qui permettent l’exploitation de celles-ci dans d’autres solutions ainsi que des réversibilités simplifiées, dans un souci de restitution des données à ses clients.

Faire appel à un éditeur DAM c’est donc bénéficier d’une large expérience d’intégration au SI. Par exemple, 70% de nos clients ont une solution d’authentification SSO usant de protocoles normalisés que nous maîtrisons.

C’est aussi avoir la garantie d’une structuration des données normalisée et exploitable et d’une couverture fonctionnelle très étendue. L’exigence des politiques RSE en termes de stockage et de réplication des données a par exemple été intégrée dans les offres Ephoto Dam. Développer un DAM de 0 aujourd’hui n’aurait pas de sens en coût et en temps de production.

À ce propos, les éditeurs DAM disposent souvent d’une capacité de développement élevée et vont pouvoir faire évoluer très régulièrement leur produit. Cela est difficilement atteignable avec une solution maison, qui demande des coûts importants de maintenance et d’évolution en plus des coûts de production initiaux.

Dans une solution développée par un éditeur, si les fonctionnalités sont nombreuses et précèdent même parfois les besoins des utilisateurs, il est vrai que certaines d’entre elles demandent parfois une adaptation des process ou un nouvel apprentissage côté client.

En effet, un éditeur est tenu de faire des choix fonctionnels pour convenir au plus grand nombre dans une logique de maintien d’un parc homogène. Pour autant, si cette adaptation demandée à l’utilisateur peut être vue comme un coût pour lui, c’est aussi la garantie de la maintenabilité de l’outil et de ses fonctionnalités par l’éditeur qui garantit contractuellement une continuité de service et une cohérence globale de l’outil.

C’est un gage de stabilité important pour construire une politique documentaire de ses médias pérenne et au service de la valorisation du patrimoine audiovisuel. Le projet c’est la valorisation des médias et la politique documentaire associée et non plus la construction d’un outil qui permettrait d’atteindre cette valorisation.

Demain

Il existe parfois des demandes spécifiques que le DAM ne couvrira pas nativement. Dans une logique industrielle, un éditeur privilégie le développement de fonctionnalités qui rendront service au plus grand nombre, ou des fonctions pointues qui faciliteront le travail des experts, en charge de l’outil Ephoto Dam au quotidien. En contrepartie, Ephoto Dam met à disposition une API qui permet le développement de services web ou de connecteurs avec le DAM, qui peuvent être spécifiques. Également, Ephoto Dam a été pensé de manière modulaire, pour ajouter des modules spécifiques à un client sans affecter le reste de l’application. Dans le cas de fonctionnalités souhaitées qui participent à l’amélioration du produit, un cofinancement peut être envisagé.

Un développement à travers l’API peut être réalisé par l’éditeur lui-même ou un par un prestataire tiers. Il est toujours possible de concevoir des fonctionnalités personnalisées sur le socle standard d’un logiciel DAM. Cela permet de continuer à bénéficier d’une maintenance de haut niveau sur un la quasi totalité du logiciel tout en adaptant une fonctionnalité ciblée.

Aussi, comme cela a été le cas pour le RGPD et va le devenir pour la protection de l’environnement par exemple, des dispositions, règlements, lois ou directives provoquent souvent des changements rapides à mettre en œuvre pour se mettre en conformité. Seuls les éditeurs avec leur logique industrielle sont capables de mettre en œuvre rapidement des solutions à ces problématiques (protection des données personnelles, optimisation du stockage, sécurisation des données, etc). C’est aussi vrai dans le cas de l’investissement dans l’IA, qui vient aider les métiers de l’information et de la documentation à traiter des volumes produits toujours plus conséquents.

Dans le cas d’Ephoto Dam, nous bénéficions de 15 ans d’expérience en la matière avec près de 350 clients. Notre infrastructure est hébergée en France et une équipe d’iconographes et documentalistes accompagnent les projets et participent au développement de la solution. C’est aussi le seul éditeur DAM accueillant un ANR Labcom dédié à la recherche en Intelligence Artificielle appliquée au DAM. Car au-delà d’avoir la capacité à développer, il faut à présent avoir la capacité de dédier un pôle de recherche au DAM. Les volumes de données et la diffusion toujours plus étendue bouleversent le métier et les façons de travailler. Faire confiance à Ephoto Dam, c’est aussi s’inscrire dans l’avenir pour continuer à valoriser votre activité à travers vos médias.