Les critères de choix d’une plateforme de DAM

Si le choix d’une plateforme de DAM passe forcément par une étude des différentes solutions disponibles sur le marché et par un benchmarking de celles qui semblent répondre a priori à l’ensemble de vos besoins, il y a malgré tout plusieurs questions incontournables.

Des critères bien précis

Toutes les plateformes de DAM s’appuient sur le même socle de fonctionnalités permettant d’accompagner vos médias tout au long de leur cycle de vie. Ce cycle comprend cinq grandes phases :

• La création. Cette phase va de l’upload des clichés réalisés lors d’un shooting photo, à la reprise d’un fonds numérisé en vue d’une exposition par exemple, en passant par l’import d’une vidéo tournée et montée récemment. Certains DAM tendent cependant à devenir de véritables outils de création et de gestion de projet. Savez-vous qu’avec certaines solutions, il est possible de partager des idées, des créations et des fichiers avec des collaborateurs ou des prestataires externes, avec même dans certains cas la possibilité de les commenter, de les annoter et de faire du versionning.
• La gestion. On retrouve ici les fonctionnalités classiques de validation, de contrôle des droits et des accès, de visualisation, d’édition ou de commentaires.
• La diffusion. Tout l’intérêt d’un DAM, c’est de pouvoir transférer des médias vers des utilisateurs internes ou externes sans avoir à multiplier les envois par mail ou à utiliser We Transfer. Le DAM crée par ailleurs automatiquement différentes versions des photos et vidéos uploadées (basse déf, HD, fichier source, recadrage automatique pour Instagram, etc.) pour que la diffusion (vers les réseaux sociaux par exemple) puisse se faire immédiatement, sans retouche et sans quitter la plateforme.
• La réutilisation. Le DAM structure le classement des médias afin de faciliter leur recherche et d’autoriser (ou pas) le recyclage et l’adaptation pour d’autres usages ou par d’autres services de l’organisation. Cette réutilisation facilitée réduit les coûts de création et optimise la productivité des équipes.
• La préservation. Si certains médias peuvent être automatiquement basculés en “archives” au bout d’un certain temps, savoir que vous les avez sous la main et que vous pouvez y accéder rapidement et à n’importe quel moment est un avantage appréciable.

Des possibilités nouvelles

Outre les fonctions classiques utiles à ces 5 grandes phases, certaines plateformes de DAM vont plus loin et intègrent d’autres possibilités dont des :

1. Front-offices et des back-offices customisables pour la consultation et l’ingestion des médias, comme le propose Ephoto Dam.
2. Capacités de gestion de projet (gestion des idées, planification des tâches, circuit de validation, etc.)
3. Outils de reporting permettant d’analyser l’utilisation des médias, de savoir quels mots-clés sont recherchés et si des résultats remontent, etc.
4. Connecteurs prédéfinis, des API et d’autres mécanismes d’intégration pour connecter le DAM à l’écosystème applicatif de l’organisation.
5. Modules de gestion et de suivi des mouvements pour le prêt, la location, la vente ou encore la restauration de collections physiques. Offerte seulement par certains DAM, cette fonctionnalité permet de savoir où se trouvent vos produits, collections, documents et de connaître leur statuts (en attente de retour, retournés, à relancer car date de retour dépassée, etc.).
6. Et l’application mobile pour pouvoir intégrer les photos et les vidéos prises