Maintenir son langage documentaire : la pérennité de votre solution DAM

Trop souvent un projet de Digital Asset Management échoue ou périclite de part la mauvaise mise en œuvre du langage documentaire. En effet, ne pas maintenir ou ne pas faire évoluer sa structure documentaire va vite dégrader la qualité de la recherche. L’indexation prendra trop de temps aux contributeurs et c’est tout l’outil qui est alors remis en question. En début de projet, un accompagnement documentaire comblera ce besoin mais il faut ensuite maintenir la structure produite.

Voici quelques clés pour agir si vous êtes dans ce cas ou anticiper ces situations pour la longue vie de votre logiciel photothèque.

Solution DAM : évaluation continue

On le sait, la mise en œuvre d’un projet DAM prend beaucoup d’énergie. Notamment la partie concertation, interviews des parties prenantes et recensement des besoins (sujets évoqués dans notre vidéo dédiée).

Pour autant, une fois la mise en place réalisée, il faut absolument rester vigilant.

En effet, c’est au début de l’exploitation de la médiathèque que le plus de modifications et d’ajustements vont être à réaliser. C’est aussi une période de changements et de prise en main. Attention alors à bien séparer ce qui est de l’ordre de la conduite du changement, de ce qui est de l’évolution logique de votre organisation documentaire.

Aussi les utilisateurs découvrent une solution de gestion documentaire et sont donc souvent sur la retenue dans leur feedback. Ils ne savent pas forcément différencier une défaillance de l’outil (qu’ils n’identifient pas comme une défaillance de la structure documentaire) ou une habitude d’utilisation à prendre.

Rares sont les projets où tout a été pensé en amont et qui ne souffrent d’aucun changement quelques semaines ou mois après leur mise en production.

À vous de rester en alerte sur les retours des utilisateurs et des contributeurs mais aussi sur les statistiques qu’Ephoto Dam fourni et qui sont de bons indicateurs. Cela facilitera d’autant plus l’adoption de l‘outil et ce seront autant de sujets traités. Quand ce n’est pas le cas, ce sont autant de frictions qui finissent par s’accumuler et réduisent la légitimité de l’outil.

Après tout, votre activité est faite de nouveautés au quotidien, alors votre langage documentaire doit évoluer avec elle.

Des actifs numériques divers : une indexation adaptée

Évidemment une solution de digital asset management agrège beaucoup de fichiers numériques de natures différentes. Une erreur classique est de considérer l’indexation comme un bloc unique et dont il faut systématiquement s’acquitter selon un déroulé figé.

Pourtant, Ephoto Dam permet : 

• la gestion du multi-thésaurus
• la création de modèle de fiche d’indexation selon les ressources numériques (photos d’œuvre, photos d’évènements…)
• de différencier l’affichage des champs en fonction de la nature du média (son, vidéo, photo, document).

Il faut donc dès le départ penser l’indexation comme un travail collaboratif, dont la somme des ajouts de chacun donnera le sens à votre fonds audiovisuel.

Un service patrimoine aura certainement des exigences d’indexation élevées. Mais il est souvent prêt à investir ce temps car il en bénéficie pour son propre usage. Il est donc peut être nécessaire d’indexer certains fonds dans un langage documentaire commun de granularité moyenne et de permettre dans le même temps à certains services d’aller plus loin via un thésaurus dédié.

Présenter les champs d’indexation spécifiques à un fonds vidéo à vos vidéastes paraît une évidence mais cela est souvent oublié. Cela permet pourtant de concentrer l’effort de l’indexeur là où la plus value est la plus grande. Inutile de lui présenter le champ “N° d’inventaire” utile au patrimoine, alors qu’il produit des vidéos drone des événements de votre collectivité par exemple.

La clé de votre organisation documentaire

A mi-chemin entre la structure documentaire et l’établissement des workflows, utiliser les fonctionnalités dédiées au langage documentaire à bon escient permet aussi de garantir la pérennité de votre outil.

La politique documentaire vous permettra d’établir les déclencheurs de la révision et de l’évolution de votre photothèque numérique afin de toujours rester au plus proche des usages de vos utilisateurs et de l’actualité de votre activité. N’hésitez pas à consulter notre webinaire dédié à cette problématique !