Comment EPHOTO DAM a su répondre aux différentes problématiques de l’une des plus grandes universités Françaises

Centralisation, Normalisation, Diffusion

Intégrer les données provenant de différentes sources dans un même système, en établir une description pertinente tout en respectant des règles communes pour en assurer une diffusion via des outils intuitifs et ergonomiques : voilà bien l’enjeu du projet EPHOTO DAM de l’une de nos grandes universités françaises.

L’ arrivée d’EPHOTO DAM dans une université s’inscrit souvent dans une démarche de changement d’outil. Les principes de conservation, de centralisation, d’indexation et de diffusion sont donc souvent connus. La problématique posée provient à la fois d’une volonté de centraliser toujours plus de contenu dans un même outil mais aussi de changer, dans le cas présent, le mode de recherche qui ne remplissait pas suffisamment bien son rôle. On peut y voir plus largement une problématique de valorisation des médias qui n’atteint pas les objectifs escomptés, tant en termes de contenu disponible qu’en termes d’intuitivité des outils.

L’efficacité et l’ergonomie du système de recherche d’EPHOTO DAM figuraient donc parmi les attentes légitimes. Indissociables de la recherche, l’attente était aussi forte sur des modes d’indexation fiables, intuitifs et respectant pleinement la logique documentaire.

Par ailleurs, dans ce cas, un fonds important de vidéos devant être intégré au DAM, les outils dédiés de séquençage et de Speech-to-text devenaient stratégiques.

Pour d’autres universités, ce peut être un fonds d’alumnis à intégrer ou encore la récupération de vidéos de cours filmés à conserver dans EPHOTO DAM.

L’intégration – si possible automatique – des sources productrices de médias et la centralisation des différents médias de différents fonds deviennent alors prégnantes dans le projet.

Aussi, au-delà de la problématique de la performance documentaire de l’outil pour tous types de médias, venait se greffer une volonté de diffusion et de valorisation des médias très forte, à travers un Front-end ergonomique et responsive  se nourrissant de la solution DAM. La mise en avant du fonds iconographique était une des principales préoccupations de l’Université.

Les gestionnaires de médiathèque d’université sont souvent confrontés à la diffusion de nombreux types de médias différents vers des publics très hétérogènes, de métiers et de formations totalement différents.

Ils se doivent donc de mettre à disposition un outil ergonomique et intuitif, attentif aux réflexes Web acquis par les internautes afin de rassembler tous les utilisateurs sur une plateforme commune et performante. L’outil de par sa conception doit se faire oublier au profit de la valorisation des médias.

En résumé, en changeant d’outil ou en faisant l’acquisition d’un logiciel DAM, les universités recherchent une diffusion de médias élargie, une indexation performante, une accessibilité aisée aux médias et leur valorisation, tout en ayant une recherche documentaire d’une efficacité sans faille pour des utilisateurs aussi pluriels que nombreux.

Concernant les flux utilisateurs, ce sont les documentalistes qui conservent la main sur la publication des médias. En revanche, par direction ou service, on retrouve des groupes contributeurs dits “légers” qui sont libres de déposer des médias dans le DAM voire de renseigner en partie l’indexation. Pour certains cas, les documentalistes peuvent même prévoir des contributeurs référents, qui pour un groupe donné, pourront contrôler et valider l’indexation proposée par les contributeurs légers. Cela facilite grandement la collecte de médias et invite chacun à participer à l’enrichissement de la solution DAM.

Les utilisateurs sont dirigés vers le Front End pour la consultation des médias et éventuellement leur téléchargement selon les droits choisis.

Pour la création de compte, deux systèmes cohabitent : Interfacé avec EPHOTO DAM, c’est le « CAS » de l’université qui gère l’authentification pour tout le personnel. Ainsi, les personnes sont automatiquement authentifiées et les comptes locaux sont gérés directement dans EPHOTO DAM ce qui permet de créer également des comptes pour les prestataires et externes, notamment pour organiser la collecte de médias (photographes, graphistes, etc).

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