Intégrer les données provenant de différentes sources dans un même système, en établir une description pertinente tout en respectant des règles communes pour en assurer une diffusion via des outils intuitifs et ergonomiques : voilà bien l’enjeu du projet Ephoto Dam dans nos grandes universités françaises.
L’usage du DAM dans les Universités
L’arrivée d’Ephoto Dam dans une université s’inscrit souvent dans une démarche de changement d’outil. Les principes de conservation, de centralisation, d’indexation et de diffusion sont donc souvent connus. La problématique posée provient à la fois d’une volonté de centraliser toujours plus de contenu dans un même outil mais aussi de l’outil de recherche qui ne remplissait pas son rôle. On peut y voir plus largement une problématique de valorisation des médias qui n’atteint pas les objectifs escomptés, tant en termes de contenu disponible qu’en termes d’intuitivité des outils.
L’efficacité et l’ergonomie du système de recherche d’Ephoto Dam figuraient donc parmi les attentes légitimes. Indissociables de la recherche, l’attente était aussi forte sur des outils d’indexation fiables, intuitifs et respectant pleinement la logique documentaire.
Par ailleurs, dans ce cas, un fonds important de vidéos devant être intégré au DAM, les outils dédiés de séquençage et de Speech-to-text devenaient stratégiques. Pour d’autres universités, ce peut être un fonds d’alumnis à intégrer ou encore la récupération de vidéos de cours filmés qui sont à conserver dans Ephoto Dam. L’intégration – si possible automatique – des sources productrices de médias et la centralisation des différents médias de différents fonds deviennent alors prégnantes dans le projet.
Un Front Office adapté au besoin des universités
Aussi, au-delà de la problématique de la performance documentaire de l’outil pour tous types de médias, venait se greffer une volonté de diffusion et de valorisation des médias très forte, à travers un Front Office ergonomique, responsive et moderne se nourrissant de la solution DAM et apportant la facette mise en avant du fonds iconographique chère à l’Université.
Les gestionnaires de médiathèque d’université sont souvent confrontés à la diffusion de nombreux types de médias différents vers des publics très hétérogènes, de métiers et de formations totalement différentes. Ils se doivent donc de mettre à disposition un outil ergonomique et intuitif, attentif aux réflexes Web acquis par les internautes afin de rassembler tous les utilisateurs sur un outil commun et performant.
L’outil par sa conception moderne et innovante doit se faire oublier au profit de la valorisation des médias.
En résumé
En changeant d’outil ou en faisant l’acquisition d’un logiciel DAM, les universités ont l’objectif d’un bond en avant ergonomique, d’une diffusion de médias élargie, de performance d’indexation, d’accessibilité des médias et de leur valorisation, tout en ayant une recherche documentaire d’une efficacité sans faille pour des utilisateurs aussi pluriels que nombreux.
Concernant les flux utilisateurs, ce sont les documentalistes qui conservent la main sur la publication des médias. En revanche, par direction ou service, on retrouve des groupes contributeurs dits “légers” qui sont libres de déposer des médias dans le DAM voire de renseigner en partie l’indexation. Dans certains cas, les documentalistes peuvent même prévoir des contributeurs référents, qui pour un groupe donné, pourront contrôler et valider l’indexation proposée par les contributeurs légers. Cela facilite grandement la collecte de médias et invite chacun à participer à l’enrichissement de la solution DAM. Les utilisateurs sont dirigés vers le Front Office pour la consultation des médias et éventuellement leur téléchargement selon les droits choisis.
Pour la création de compte, deux systèmes cohabitent : dans les universités, c’est le SSO CAS de l’université pour tout le personnel qui gère l’authentification, interfacé avec Ephoto Dam. Ainsi, les personnes sont automatiquement authentifiées et les comptes locaux sont gérés directement dans Ephoto Dam ce qui permet de créer des comptes pour les prestataires et externes, notamment pour organiser la collecte de médias (photographes, graphistes, etc).