Un DAM à Sciences Po pour valoriser son patrimoine audiovisuel

Icône de calendrier

Fondée en 1872, Sciences Po est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche reconnu dans le monde entier qui délivre des formations de Bac+3 au doctorat.

Ce sont 14 000 étudiants répartis sur 7 campus, 3 900 maîtres de conférences, 220 enseignants et 1000 collaborateurs réunis autour de 5 disciplines des sciences sociales (droit, sociologie, histoire, économie, politique).

Amphithéâtre à l'université de Sciences Po avec des étudiants et un enseignant
L’objectif du projet DAM de Sciences Po est de développer une solution de gestion des actifs numériques accessible à l’ensemble des salariés, capable de gérer la diversité et le volume des ressources actuelles et à venir, produits dans le cadre de son activité.

Parmi les enjeux autour de cette mise en place, c’est aussi organiser un usage documenté et légal des actifs et renforcer au sein de l’institution la sensibilisation au droit des images. Le DAM est administré par la DRIS (Direction des Ressources et de l’Information Scientifique) dans un environnement en SaaS.

La mise en oeuvre de l’expertise Ephoto Dam

Le projet de photothèque de Sciences Po a débuté en 2017. La solution Ephoto Dam a été sélectionnée pour de nombreux critères :

  • sa capacité à couvrir la quasi-totalité des exigences fonctionnelles attendues,
  • la finesse de la gestion des droits utilisateurs
  • l’accompagnement offert par l’équipe Ephoto Dam, notamment dans la phase de reprise des données existantes.

La solution mise en place est dans un premier temps une conduite de projet mettant en œuvre une méthodologie de travail étape par étape avec des livrables identifiés.

L’équipe Ephoto, forte de l’expérience de centaines de projets DAM, a pu encore une fois, mettre en œuvre un processus découpant le projet en plusieurs phases avec des livrables intermédiaires et des objectifs permettant ainsi de cibler correctement les avancées et les points de difficultés dans un projet de cette envergure.

Une structure documentaire au coeur du projet

La solution Ephoto Dam a donc été installée et la structure documentaire existante produite par Sciences Po intégrée à celle-ci. A ce stade, l’idée est de valider un socle applicatif pour démarrer si nécessaire des développements à partir de celui-ci.

Afin de s’adapter à la gestion des droits par collection mise à disposition par Ephoto Dam, le langage documentaire existant a été adapté à l’occasion de son intégration dans la solution logicielle. Dans ces cas-là, les responsables de projets d’Einden prévoient une formation préprojet afin de partager un vocabulaire commun avec le client et de fluidifier les échanges pendant le projet.

Reprendre et organiser les fonds documentaires

Par la suite, une longue phase de reprise des données existantes a été mise en place, à la fois sur le plan matériel et du stockage mais également du point de vue de l’indexation à récupérer et à réinjecter.

La première phase d’une reprise de données est le transfert des médias en vue de leur dédoublonnage. Afin d’obtenir une base propre et la liste des doublons à éliminer, les médias sont comparés.

L’un des enjeux ici est d’assurer la transition d’un système de données à un autre via des correspondances, des normalisations ou des transformations. C’est un travail sur mesure et qui se doit d’être agile et adaptable. L’expertise de notre équipe s’exerce ici à plein. Il a d’ailleurs été réalisé plusieurs reprises de données depuis la phase initiale du projet, la DRIS ayant pu collecter d’autres fonds à intégrer depuis.

Diffusion des médias : le portail de consultation

Un portail de consultation vitrine a également été construit, présentant au public final les médias disponibles selon leurs droits dans une interface chartée et ne nécessitant pas de formation. Cette construction se base sur un socle établi mettant en œuvre les fonctionnalités essentielles d’une banque d’images via l’API d’Ephoto Dam. Des éléments graphiques de personnalisation du client se sont par la suite ajoutés.

Le métier comme axe de développement d’Ephoto Dam

Sciences Po et la DRIS, en tant qu’experts des contenus et de la gestion documentaire, ont également travaillé avec notre équipe afin de transposer leurs besoins en fonctionnalités adaptés à tous les utilisateurs de la solution DAM, tout en conservant une cohérence avec le métier documentaire. Une collaboration qui a abouti sur plusieurs fonctionnalités stratégiques et pérennes pour Sciences Po et la solution Ephoto Dam.

Grâce à de nombreux et riches échanges, Sciences Po a été et est encore un utilisateur clé d’Ephoto Dam, très écouté et participant activement à la conception des futures fonctionnalités s’inscrivant dans la roadmap de développement du logiciel.

Initialement, le fonds géré par Sciences Po était de 4 To. Aujourd’hui, ce sont plus de 15 To qui sont gérés dans Ephoto Dam, notamment via des phases de reprise de données successives.

L’authentification SSO CAS a également été mise en place afin d’offrir une continuité dans l’accès aux plateformes par les salariés.

Une deuxième version du portail de consultation est en cours de validation pour une diffusion toujours plus intuitive des médias aux salariés et un workflow a été mis en place pour la gestion simplifiée des contenus produits par le Pôle production et expérimentation numérique de l’Institut des Compétences et de l’Innovation (ICI) de Sciences Po permettant à la DRIS de centraliser, décrire et mettre à disposition ces fonds.

Caroline Maufroid, Iconographe au sein de Sciences Po, nous explique à travers cette interview l’histoire de Sciences Po avec la solution Ephoto Dam.

Un projet qui ne cesse d’évoluer

Parmi les projets futurs, Science Po participe à l’aventure du laboratoire de recherche DAMIA Lab, 1er ANR Labcom dédié au DAM et visant à développer l’intelligence artificielle dédiée qui viendra en aide aux gestionnaires et utilisateurs du DAM. Les premiers résultats arrivent déjà, le laboratoire ayant pu travailler avec Sciences Po à la reconnaissance de toutes les personnalités apparaissant sur les médias sans faire appel à des Big datas ou librairies tierces, faisant ainsi progresser la maîtrise interne de la reconnaissance faciale de personnes sur plusieurs décennies.

Ce n’est que le début du progrès !

Découvrir d’autres articles