Ephoto Dam au musée des Confluences

Lors de la 28e édition du salon SITEM qui a eu lieu les 3 et 4 avril derniers, nous avons eu le plaisir de partager un atelier avec notre client le musée des Confluences. Un cas d’usage inédit qui nous a permis de partager ensemble les enjeux de leur projet et les différentes étapes par lesquelles nous sommes passés pour déployer Ephoto Dam.

On vous en dit un plus dans cet article !

Un musée ouvert sur le monde

Situé à la pointe de Lyon entre Rhône et Saône, le musée des Confluences ouvre aux horizons du monde. Héritier de collections de musées lyonnais aujourd’hui disparus, dont le musée Guimet et le Muséum d’histoire naturelle, le musée des Confluences propose un récit des origines, du vivant et de l’histoire de l’humanité par la mise en dialogue des sciences.

Inédit dans l’univers des musées européens, le musée des Confluences invite tout un chacun à l’émerveillement et au partage des savoirs. Il est le musée le plus visité de France après les grands établissements parisiens.

La genèse du projet

La gestion des médias au sein du musée devenait de plus en plus complexe pour les services communication et relations publiques et presse.

Avant 2020, les images étaient réparties dans différents répertoires (collectifs ou personnels), voire sur des serveurs différents auxquels tout le monde n’avait pas forcément accès. Les images étaient stockées par reportage mais en l’absence d’un système d’indexation, l’utilisateur devait savoir quoi chercher et où, ce qui devenait problématique.

Entre 2020 et 2023, un système de pré-classement était mis en place pour les photos entrantes (sans reprise de l’arriéré), sur la base d’un dépôt sur un serveur dédié, par reportage, avec indexation dans un fichier Excel (informations de base telles que nom et description du reportage, droits, photographe, etc.). On entre à ce moment-là dans un fonctionnement hybride où une partie des médias est accessible facilement tandis que l’autre (celle d’avant 2020) est toujours d’un accès compliqué.

Ce préclassement sera d’ailleurs utilisé ensuite pour l’intégration à Ephoto Dam.

À partir de 2023, la mise en place d’un DAM était donc devenue nécessaire. Suite à un appel d’offres national, le musée des Confluences a commencé à comparer les fonctionnalités de différentes solutions. Notre logiciel Ephoto Dam a été retenu pour mettre en place un DAM collaboratif.

Un DAM au musée

Le projet du musée des Confluences a été mis en place grâce à plusieurs étapes. La solution a été installée en mode SaaS, hébergée sur nos serveurs.

Il y a eu :

• un accompagnement documentaire pour dresser la structure d’indexation des médias
• une reprise de données visant à reprendre l’existant
• une reprise d’indexation qui a réintégré les métadonnées aux médias
• un Front Office pour proposer une valorisation des fonds sur une interface user-friendly
• une formation pour lancer l’utilisation du logiciel

Voici donc le projet que nous avons déroulé pour le musée afin d’installer Ephoto, de gérer l’existant à travers la reprise, de construire un langage documentaire pour indexer et rechercher ces médias et enfin les valoriser à travers une interface Front Office chartée. Sans oublier la formation qui donne aux administrateurs les clés de leur outil de médiathèque numérique.

Front Office du musée des Confluences

Bilan et usages aujourd’hui

Aujourd’hui, l’utilisation d’Ephoto est opérationnelle pour les services communication et relations publiques et presse. L’outil est utilisé aussi bien pour des recherches d’images, que ce soit pour un usage numérique (réseaux sociaux), print (publications du musée) ou presse (diffusion à des journalistes) aussi bien que pour le dépôt d’images achetées auprès de photographes ou réalisées en interne.

L’outil est par ailleurs en cours de déploiement auprès de l’ensemble des services du musée.

Les projets futurs

La solution Dam du musée des Confluences se met petit à petit en place au sein du musée. Les services concernés commencent à connaître davantage l’outil et ses fonctionnalités. Dans le futur, il pourra être envisagé de connecter Ephoto Dam directement à leurs plateformes sociales pour la diffusion des médias et d’utiliser les plug-ins de la Suite Adobe dans leurs solutions de création graphique.

Un projet aux multiples enjeux et ce n’est que le début d’une belle aventure ! 😉