A la suite de la dernière organisation territoriale et de la fusion d’un grand nombre de Régions françaises, les projets DAM des nouvelles Régions s’organisent autour de la centralisation des médias avec pour double objectif, une large diffusion et le respect sans faille du droit à et de l’image.
Le premier enjeu d’une fusion impliquant plusieurs entités pour un projet DAM se matérialise avec la collecte de tous les médias, leur centralisation et leur description normalisée. Pour nos Régions, c’est bien sûr la fusion des fonds de plusieurs anciennes régions dans un même outil. Cette étape de reprise de données passe dans un premier temps par l’établissement d’un langage documentaire contrôlé, reprenant les spécificités de chaque entité pour au final définir un langage commun. Il convient ensuite, sur la base de cette grille, de trouver les passerelles d’intégration des différents fonds pour n’en constituer plus qu’un seul.
Experts dans l’intégration de reprise de données multi-sources et multi -formats, l’équipe Ephoto Dam a mis en place des process efficaces de traitement de données, aussi bien d’un point de vue matériel, qu’intellectuel et documentaire.
Une fois les fonds intégrés, une bonne gestion des droits s’impose et devient stratégique notamment pour la diffusion des médias. Ephoto Dam intègre déjà les outils permettant de reporter des conditions d’utilisations particulières, de gérer des accès et droits de téléchargement différenciés, d’ajouter des dates de retrait ou d’expiration des droits avec alertes aux personnes concernées ou encore d’ajouter en pièce jointe d’une image, l’autorisation de diffusion PDF signée par la personne représentée.
Le déploiement de la médiathèque Grand Est
Dans le cas présent de la Région Grand Est, un soin tout particulier a été apporté à la fonction de commande d’Ephoto Dam, renommée pour l’occasion “fonction de prêt”. En effet, afin de contrôler les sorties d’images et le téléchargement de celles-ci, le meilleur moyen reste pour cette Région, de faire en sorte que chaque document ayant des droits particuliers, fasse l’objet d’une demande de téléchargement validée par les gestionnaires.
Afin de faciliter ce processus et en permettre le contrôle, la « commande » dans Ephoto Dam a été organisée de la façon suivante :
- Les médias faisant l’objet d’une commande sont placés dans une collection dédiée,
- Pour ces médias apparaît alors un bouton dédié de commande et un formulaire de commande s’ils sont sélectionnés par l’utilisateur demandeur,
- La commande des médias déclenche alors un circuit automatisé, facilitant le travail des gestionnaires,
- Un mail informant le demandeur lui est envoyé pour confirmer sa demande,
- Le gestionnaire reçoit un mail l’informant de la demande de l’utilisateur, du motif et des fichiers concernés,
- Depuis l’interface Ephoto Dam, le gestionnaire peut valider tout ou partie de la commande, choisir la durée de validité du téléchargement mis à disposition, choisir la définition des fichiers commandés et annoter, par lot ou par fichier, la commande afin d’avertir l’utilisateur sur un usage particulier,
- L’utilisateur reçoit avec les annotations, un lien de téléchargement des fichiers,
- Enfin, un bordereau PDF est édité, rendant compte de toutes les informations relatives à cette commande, afin de faire foi lors d’un éventuel litige ou mauvaise utilisation des médias.
Fédérer les équipes à travers la valorisation des médias sur l’ensemble du territoire via un portail responsive et personnalisé
La reprise de données, le langage documentaire et la gestion des droits étant assurés, la diffusion des médias peut être réalisée dans les meilleures conditions à travers un Front Office intuitif, ergonomique et particulièrement pensé pour véhiculer l’image et la marque du territoire. De nombreux enjeux d’image et de mise en avant d’un territoire sont liés à un projet DAM dans une Région. La dimension fédératrice est également particulièrement stratégique dans ce projet, rassemblant tous les agents d’un territoire “recomposé” autour d’une image commune et un seul outil mettant alors en avant les atouts et activités de l’ensemble de la nouvelle Région.
L’interface, l’ergonomie et l’identité graphique sont donc des éléments extrêmement importants pour le Front Office afin de cristalliser toute la mise en place matérielle, documentaire et juridique du projet DAM. Le Front Office embarque bien entendu la fonction de prêt afin de permettre aux utilisateurs d’être autonomes dans leurs recherches et commandes de contenus médias. L’interface intègre également l’annuaire de la Région permettant aussi d’assurer la transparence d’intégration de l’outil, tout en conservant les habitudes des utilisateurs.
Optimiser au quotidien l’utilisation de la médiathèque en ligne
La mesure de l’efficacité de la valorisation par le Front Office est assurée par l’outil « Matomo » intégré à tous les Fronts Office d’Ephoto Dam. Cet outil permet de nourrir les indicateurs de suivi nécessaires aux comités de pilotage et à la prise de décision concernant le DAM et ses orientations. Il mesure les connexions, les visites uniques et les actions réalisées, les temps moyens de visite, les temps de chargement moyen des pages web, les navigateurs utilisés, etc.
La gestion de projet, le suivi d’un Plan d’Assurance Qualité (PAQ), les processus de VA, MOM, de VSR, … tests et validation des développements sont autant d’étapes complètement maîtrisées par l’équipe d’Ephoto Dam comptant à son actif plus de 350 projets DAM.