Retour d'expérience de la Gamers Assembly avec Ephoto Dam

Événement emblématique dans l’esport, la Gamers Assembly rassemble chaque année des joueurs amateurs et professionnels nationaux et internationaux pour s’affronter pendant trois jours, sur Poitiers. Réunissant plus de 20 000 visites et 2200 participants, l’utilisation d’une solution DAM était devenue nécessaire pour gérer tous les flux d’assets produits avant, pendant et après l’évènement.

Parti d’une rencontre entre amis pour jouer à l’un des événements les plus attendus de l’année pour les joueurs, la Gamers Assembly a vu ses enjeux évoluer au fur et à mesure des éditions et a dû trouver une solution pour centraliser et stocker des milliers de contenus réalisés pendant la GA (Gamers Assembly). Pierre-Louis Dessuges, président de l’Association FuturoLAN et responsable du Pôle Scène de la Gamers Assembly, revient sur la mise en place de notre solution Ephoto Dam au sein du pôle communication de l’association.

Lors de sa création en 2000, la GA attirait seulement quelques centaines de personnes. Mais d’édition en édition, la popularité de l’événement a fait que les joueurs étaient de plus en plus nombreux, ce qui a soulevé plusieurs questions.

Aujourd’hui, il y a entre 6000 et 8000 photos produites lors de l’événement par 13 photographes. Les besoins sont multiples, à la fois en live pendant 3 jours mais aussi pendant les mois qui précèdent et suivent l’événement. L’équipe de communication poste beaucoup de photos sur leurs réseaux sociaux (X, Instagram, Facebook) à la fois à destination des joueurs et des visiteurs.

La réactivité est donc un des plus grands enjeux de cet événement. L’équipe communication doit réagir instantanément aux moments forts de la journée, en fonction des parties en cours et des joueurs présents. Certaines fois, des personnalités sont invitées (par exemple, en 2019, les youtubeurs Inoxtag et Michou étaient présents) et leur participation doit être mise en avant.

Il fallait donc un outil performant, permettant d’importer, de rechercher et de diffuser rapidement les médias, tout en étant intuitif pour les équipes du pôle communication, qui ne peuvent pas forcément être formées comme des utilisateurs quotidiens, étant bénévoles.

Einden a toujours soutenu les projets locaux et il était évident pour notre équipe qu’un partenariat avec l'association FuturoLAN devait naître. Alors en 2018, nous avons mis à leur disposition notre logiciel de Digital Asset Management. Un partenariat de 7 ans maintenant qui permet d’améliorer la gestion de leurs contenus.

Cet événement est organisé et géré par des bénévoles mais les enjeux sont à un niveau professionnel aujourd’hui. Le soutien des partenaires est donc crucial pour pérenniser et améliorer la visibilité de l'événement au niveau national. Leur mise en avant sur les différents supports de communication de la GA est donc primordiale.

Un des bénéfices d’Ephoto Dam que Pierre-Louis souligne est la facilité de retrouver les photos qui mettent en lumière leur participation (affiches, animations, stands, temps de scène) grâce un système de mots clés. De même, il est simple de leur partager les moments clés de l’événement à travers des albums créés au sein de la solution et diffusables simplement par un lien.

Au-delà d’un outil de stockage et de centralisation pour leurs médias, Pierre-Louis met aussi en avant les bénéfices qu’apporte cet outil pour valoriser l’histoire de la Gamers Assembly.

Un des bénéfices d’Ephoto Dam que Pierre-Louis souligne est la facilité de retrouver les photos qui mettent en lumière leur participation (affiches, animations, stands, temps de scène) grâce un système de mots clés. De même, il est simple de leur partager les moments clés de l’événement à travers des albums créés au sein de la solution et diffusables simplement par un lien.

Pérenniser le savoir et transmettre aux équipes, les partenaires et visiteurs la richesse de l’événement est très important.

Afin d’améliorer encore plus l’expérience utilisateur que ce soit pour les équipes ou pour les partenaires, un Front Office est actuellement en cours de mise en place, ce qui facilitera la valorisation et la mise à disposition des images de l’événement.

Découvrez en vidéo le retour de Valentin Jalais, responsable de l'équipe Photos pour la Gamers Assembly Festival Edition 2024