Découvrez pourquoi le Groupe La Poste a basculé ses médias sur la solution digital asset management EPHOTO DAM

En 2016, le Groupe La Poste a opéré la refonte de sa médiathèque utilisée en interne pour alimenter les flux intranet, les magazines ou encore les applis mobiles. Or, la solution en place ne donnant plus satisfaction, le pôle « images » du groupe a décidé de se tourner vers d’autres cieux.

“La médiathèque était jusqu’à présent le seul endroit où il était possible de trouver des visuels”, souligne David Drujon, directeur des médias internes du groupe. Le problème, c’est que le logiciel installé n’avait pas évolué depuis plusieurs années, n’était pas spécialement stable et, surtout, n’était plus adapté aux besoins du groupe. “Cette solution avait dépéri au fil des années, ajoute-t-il. Il n’y avait par ailleurs pas de thésaurus et peu de fonctionnalités. Il s’agissait plutôt d’un outil de gestion”.

Une médiathèque en déshérence
Malgré les mots-clés ajoutés par l’équipe du pôle « Images » lors de l’upload de fichiers, les médias étaient mal indexés et sans gestion des droits. Il n’y avait d’ailleurs aucune règle spécifique. D’où de multiples risques et un fonds vieillissant. “Clairement, la solution ne convenait plus et les collaborateurs ne l’utilisaient pas, poursuit le responsable. Sans compter que les médias étaient dispersés et absolument pas partagés. Aussi, lorsque nous recherchions un visuel, il était très difficile de le trouver”.

David face à Goliath
Le groupe a d’abord réalisé un audit interne afin d’identifier les différentes personnes au sein du groupe susceptibles d’utiliser la médiathèque (communicants, infographistes, attachés de presse etc.) et savoir ce que chacun en attendait. L’objectif étant que la nouvelle plateforme suscite l’adhésion et que tous les utilisateurs y contribuent. “Nous avons fait tout d’abord un tour de chauffe avant de lancer l’appel d’offres » explique David Drujon. Nous avons ensuite rencontré plusieurs éditeurs, mais c’est l’offre d’Einden qui nous a bluffé. Comme il s’agissait d’une petite structure par rapport aux autres candidats, nous ne les attendions pas à ce niveau-là en termes d’ergonomie, de performances, d’expérience utilisateur et de fonctionnalités”.

Vers une harmonisation de l’indexation
Une fois le choix arrêté, les différentes entités du groupe (La Banque Postale, le Réseau des bureau de poste, la branche services-Courrier-Colis…) ont donc travaillé ensemble sur la création d’un thésaurus tenant compte des spécificités de chacun. “Nous devions absolument changer notre manière de réfléchir afin d’harmoniser notre indexation, ajoute le responsable. Il était important d’utiliser les bons mots pour décrire les différentes photos. Le principe d’indexation d’EPHOTO DAM s’est avéré très intéressant, car il est simple, rapide et favorise la contribution et la collaboration”. Tous les médias présents dans la précédente solution ont donc été récupérés et c’est l’équipe d’Einden qui s’est chargée de la reprise, après une grosse opération de sélection. “Nous avions 65 000 médias au départ, mais nous n’en avons finalement conservés que 1500” poursuit l’intéressé.

Date de péremption atteinte
Avec une particularité cependant, puisque tous les médias ayant plus de 3 ans d’âge sont désormais transformés en archives. Il est, en effet, possible dans EPHOTO DAM d’attribuer une date de sortie à chaque média pour qu’il bascule automatiquement en archives.

“Régulièrement, les logos et les éléments de communication de nos différentes marques (Banque Postale, Geopost, Chronopost, etc.) changent, tout comme les tenues de nos collègues par exemple. « Nous avons donc éliminé de nombreuses photos, tout en conservant un fonds patrimonial” précise David Drujon.

Pas de place à l’éphémère
EPHOTO DAM abrite aujourd’hui un peu plus de 4 000 médias et d’autres seront réinjectés sous peu. La contribution extérieure, en revanche, est limitée car la gestion des droits est rigoureuse au sein du groupe. Il y a également peu de vidéos, car elles sont jugées trop “périssables”. “Ce sont des évènements de type “one shot” », indique David Drujon. C’est de l’actualité, donc forcément de l’éphémère”.

Personnalisation et UX
L’interface de la plateforme (le Front office) a également été personnalisée en collaboration avec l’éditeur. “Nous voulions quelque-chose de simple avec une entrée en full-text, un mode de recherche par organisation (5 branches) et un accès par arborescence de mots-clés » poursuit le responsable. Nous avons effectué notre propre segmentation avec une entrée aussi par “collections” (chaque collection correspond à une branche d’activités). Ainsi, en fonction du poste du collaborateur, on lui attribue les droits adaptés”.

Un DAM autonome
Cette médiathèque « nouvelle génération » est une plateforme à part entière au sein du groupe et reste en marge des autres systèmes. “Nos systèmes étant polymorphes et nos annuaires complexes, il était préférable que le DAM soit autonome, reprend David Drujon. EPHOTO DAM possède, en effet, des plugins mais nous ne les avons pas encore utilisés”. Quant à l’hébergement des médias, il a été externalisé et confié à Einden qui travaille avec un prestataire dont les datacenters sont implantés en France.

Des statistiques très utiles
Ce qui est certain, c’est que la plateforme EPHOTO DAM proposée par Einden a su convaincre un grand groupe comme La Poste. Outre ses nombreuses fonctionnalités, son ergonomie, son intuitivité et son prix, le groupe a aussi été séduit par l’agilité et la réactivité de l’éditeur. “Je trouve également très intéressant le dashboard dédié à la partie statistiques » conclut le responsable. Il permet de connaître la fréquentation de la plateforme, le nombre de visites par personne, mais aussi d’avoir un historique des recherches, d’identifier les recherches infructueuses (afin de pouvoir résoudre les problèmes d’indexation et d’alimenter la base avec des médias correspondants aux attentes des utilisateurs) ou encore d’avoir un historique des fichiers sélectionnés (afin de connaître le taux d’usure d’une photo dans le temps)”.

Témoignage recueilli par Eric LE VEN Archimag

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