Guide dam – Les logiciels DAM, des logiciels d’indexation des fichiers

Pour retrouver les fichiers multimédia stockés et archivés dans le système DAM, il est indispensable de les indexer. Les logiciels Digital Asset Management procèdent à l’indexation des fichiers de façon automatique afin de les retrouver aisément à l’aide du moteur de recherche.

Les logiciels DAM font appel à plusieurs techniques d’indexation afin de permettre au processus de recherche de fichiers d’être le plus efficace possible. Les techniques d’indexation pourront être multiples pour un même document ou au contraire unique. La ou les techniques utilisées dépendront principalement du fichier lui-même (type, métadonnées associées…) mais aussi des désirs de l’utilisateur.

Quelle que soit la technique utilisée, le principe de l’indexation reste le même. Des mots ou des expressions clés sont identifiés et choisis. Ce sont ces termes qui permettront de trouver les fichiers dans le système en effectuant une recherche.

Tous les fichiers ont des métadonnées qui leurs sont associées. Ces métadonnées, qu’elles soient au format EXIF, IPTC, XMP ou ID3, sont directement rattachées au fichier qu’elles concernent.

Pour l’indexation, le logiciel Digital Asset Management analyse l’ensemble des métadonnées liées à un fichier et en tire les termes clés. Cela permet de faciliter la recherche par type de document, auteur, date d’émission, format…

Le format EXIF (Exchangeable Image File Format) concerne uniquement les photographies ou les vidéos prises à partir d’un appareil numérique. Ce format donne des informations techniques concernant le fichier : informations sur l’appareil (marque, modèle), informations sur ses paramètres (ouverture du diaphragme, vitesse d’obturation, exposition, distance focale, ISO…), informations géographiques et horodatage de la prise de vue. L’ensemble de ces métadonnées est généré lorsque le fichier est créé, c’est-à-dire au moment même de la prise de vue. Ainsi, le logiciel identifie généralement chacune de ces informations comme étant un terme clé.

Le format IPTC (International Press Telecommunication Council) peut également concerner des prises de vue mais aussi des fichiers textes par exemple. Ces métadonnées sont généralement renseignées directement par un opérateur. Il s’agit le plus souvent d’informations sur l’auteur (nom, coordonnées) ou sur le copyright mais aussi d’informations descriptives. Du fait de la variété de ces métadonnées, une analyse plus poussée de la part du logiciel est nécessaire afin d’indexer le fichier. Dans ce cas, il s’agit d’analyser parfois des textes informatifs et non plus des informations simples comme une date ou un nom.

Il en va de même avec le format de métadonnées XMP (Extensible Metadata Platform). Ce format est la norme la plus récente qui se substitue à l’IPTC. Il sert alors à fournir des informations diverses concernant principalement des images (jpeg et png) ou des fichiers pdf. Les métadonnées consignées sous ce format sont par exemple, le titre du fichier, le nom de son auteur ou bien encore l’historique des modifications.

Spécifiquement destiné aux métadonnées des fichiers audio (MP3 principalement), le format ID3 donne des informations comme le titre, le nom de l’interprète, le nom de l’album, l’année de parution, le genre musical ou bien des commentaires.

Concrètement pour récupérer les métadonnées et les analyser, le logiciel les repère en se basant sur un identifiant qui marque le début des informations dans le fichier lui-même ou bien les extrait depuis un fichier annexe qui les contient.

Comme avec les métadonnées, l’indexation résultant de l’action d’un opérateur est une indexation textuelle. Elle consiste à taguer les fichiers directement avec des termes choisis par l’opérateur pour permettre de retrouver ce document dans le moteur de recherche. Ce type d’indexation n’est pas le plus judicieux à utiliser lorsque l’on travaille avec de gros volumes de fichiers multimédia, les logiciels DAM laissent cependant la possibilité de le faire.

Pour faciliter une telle démarche, Ephoto Dam permet de créer un modèle d’indexation. L’opérateur renseigne alors une fiche d’indexation qui sera appliquée à un grand nombre de photos qu’il sélectionne.