5 raisons d’adopter un DAM pour les musées

5 mai 2023

Visage de femme de profil sans un fond bleu électrique

Actualité du Digital Asset Management & gestion de Photothèque

Au service de la valorisation d’un patrimoine, votre mission intègre une part croissante de la gestion des images qui représentent ces œuvres et objets. Pourtant, vos outils habituels ne sont pas toujours adaptés à ces nouveaux besoins liés aux images, l’exigence de respect des droits qui leur sont attachés, la diffusion de celles-ci ou encore l’accès aux ressources par les chercheurs ou autres musées. L’outil DAM devient alors un allié de poids pour remplir ces tâches tout en préservant votre temps pour d’autres missions. Voici quelques problématiques propres aux musées et comment elles sont traitées par le DAM.

1 – La gestion des collections

Autant aborder le sujet tout de suite, le DAM n’est théoriquement pas un outil de gestion de collections. Pour autant, beaucoup de musées en phase de renouvellement de leur outil de gestion de collections et ayant une contrainte budgétaire se tournent de plus en plus vers le DAM. En effet, le DAM permet de gérer des représentations numériques d’objets, de créer des notices tenant compte des différents droits et ayants droits, d’administrer des référentiels d’auteurs ou bien encore de manager les différentes prises de vue d’un objet (sur même principe que pour le “packshot” d’un produit par exemple, avec des prises de vue qui tournent autour de l’objet, ou bien la face et le dos d’un tableau). Le DAM peut donc réussir à gérer des collections mais surtout, il est beaucoup plus performant pour la gestion des images et dans tous les domaines.

Dans le cas où un outil de gestion de collections serait présent, le DAM, via ses API, est en mesure d’intégrer de l’indexation provenant de cet outil existant. Une synergie intéressante apparaît alors : inutile de réindexer les œuvres dans le DAM, on se contentera d’ajouter les mentions propres à l’image elle-même et on bénéficie alors de la puissance du DAM dans la gestion des actifs numériques.

2 – La gestion des images

La gestion des images, fixes ou animées, est le rôle du DAM, il est conçu pour cela. Au chapitre des besoins qu’il couvre pour les musées, on peut citer :

déterminer l’ordre des prises de vue d’un objet, permettre l’indexation de l’oeuvre et de l’image de l’oeuvre via des fiches différenciées,
pouvoir tracer entièrement les usages des images pour les reversements de droits afférents à ces usages,
zoomer dans une image pour aller chercher un détail d’une oeuvre,
gérer les différentes versions d’une image,
fournir le lien de téléchargement d’un média ou d’une sélection de médias en précisant la durée de vie de ce lien.

Ephoto Dam propose une gestion des droits très fine, ce qui ouvre des portes en termes de gestion de fonds d’images. En effet, au-delà de la gestion des œuvres, via le système des collections qui peuvent fonctionner en silos, vous pouvez gérer les images des expositions, des visiteurs, des conférences et événements du musée, du personnel ou encore des éventuels travaux : en somme, la vie du musée.

Sujet qui prend de plus en plus d’importance notamment dans la gestion des volumes d’images : l’IA. Ephoto Dam, grâce à son ANR Labcom DAMIA LAB (Laboratoire commun CNRS / Einden / Université de Poitiers) est à la pointe de la recherche dans le domaine de l’intelligence artificielle appliquée au DAM. Dans le cadre des musées, c’est pouvoir reconnaître une œuvre sur n’importe quelle image peut importe l’angle de prise de vue, si elle dispose d’un cadre ou non, c’est convertir le texte d’un document scanné en texte recherchable (OCR) ou encore proposer une pré indexation du contenu d’une oeuvre picturale par exemple.

3 – Partager et diffuser l’information

Parmi les missions des musées, celle de rendre accessible les œuvres auprès du plus grand nombre peut être facilitée par le DAM. Lors de la diffusion de médias sur le web, que ce soit sur le site institutionnel ou des sites partenaires, vous n’aurez plus qu’à fournir un lien de diffusion pour vos images, le DAM se chargera d’afficher l’image elle-même. Si le site en question est développé sur un socle connu, Ephoto Dam proposera même des plugins tout prêts pour intégrer des images au site sans multiplier le stockage. En plus d’être plus vertueuse pour l’environnement, cette démarche simplifie la diffusion d’images tout en assurant une haute qualité et une haute disponibilité des diffusions.

Enfin, plusieurs standards permettent aux musées de communiquer entre eux et de mettre à disposition l’information de leurs différents publics au-delà des normes déjà en place pour les métadonnées, comme le système d’identifiant ARK* ou encore le protocole IIIF*. Ephoto Dam a déjà intégré ces fonctionnalités grâce à son expérience auprès de ses musées utilisateurs. C’est donc la garantie de mener à bien l’accessibilité des collections à travers les images qui les représentent.

C’est aujourd’hui un acquis, Ephoto Dam est bien entendu consultable à travers un navigateur partout dans le monde. Les chercheurs pourront donc accéder facilement aux images des œuvres et leur description si vous leur créez un compte.

Œuvres prises dans un musée d'art moderne

4 – Interopérabilité

En plus de permettre la diffusion d’images sur le web via les plugins pour les CMS par exemple, le DAM se lie avec tout système qui le permet via ses API. On l’a dit plus haut, il peut s’interfacer avec un outil de gestion des collections pour récupérer de l’indexation mais il peut aussi, via des extensions, s’intégrer à la Suite Office ou la suite Adobe. Ainsi, il est plus aisé de maîtriser le cycle de vie du média, pour toute la production documentaire réalisée avec des images fixes ou animées.

Autre possibilité maîtrisée par Ephoto Dam, fédérer plusieurs bases de données au sein de la solution. Une recherche fédérée, c’est disposer des résultats croisés de plusieurs bases de données, y compris Ephoto Dam, dans une même page de résultats. C’est un gain de temps précieux dans le cas de données éclatées entre plusieurs outils ou de fonds documentaires en plusieurs endroits, notamment si vous êtes soumis au reversement de vos images à une instance nationale.

Le nombre de plugins et d’extensions d’Ephoto Dam est en constante augmentation. Que ce soit pour manager des écrans d’accueil avec les médias contenu dans la solution, alimenter des plateformes d’enseignement avec des cours ou conférences, ou permettre à votre photographe de reverser dans Ephoto Dam directement depuis Lightroom, c’est autant de fonctionnalités ajoutées au fur et à mesure des mises à jour d’Ephoto Dam. Cela facilite toutes les opérations de transfert et de gestion des qualités, tout en stockant les médias à un endroit unique, ce qui représente un plus pour votre politique RSE.

5 – Collaborer et communiquer

En interne, grâce à un DAM, vous pouvez constituer des sélections d’images pour travailler en équipe et en ligne autour de ces médias, en vue de leur publication, de la constitution d’un document imprimé ou encore de l’annonce d’une exposition.

Si vous êtes rattaché à une collectivité, vous facilitez l’accès aux médias des œuvres aux personnes souhaitées tout en ayant une parfaite maîtrise de leurs droits. De plus, c’est l’occasion de mettre en place une politique documentaire en vue du reversement des médias aux archives, via des exports automatisés ou via un lien direct avec le SAE des archives à l’aide des API comme évoqué plus haut.

Enfin, dans le cadre de la collaboration entre musées, ouvrez des droits à vos contacts privilégiés afin qu’il navigue librement dans vos collections, dans une interface fluide et valorisant les œuvres grâce à une qualité d’image supérieure à celle d’un outil non expert dans la gestion médias.

Avec un DAM, facilitez votre gestion des demandes d’images, en interne mais aussi auprès des journalistes, conservateurs et éditeurs, en maîtrisant les accès, les droits, la qualité des images et ainsi, dégager du temps pour les autres missions de votre musée.

*ARK (Archival Resource Key) est un format d’identifiant créé en 2001 par la California Digital Library (CDL) qui a vocation à identifier des ressources de tous types – physiques (échantillons destinés à une expérience scientifique, produits éditoriaux, etc.), numériques (livres numérisés, notices de catalogue, etc.) ou même immatériels (concepts). Son but est de fournir des identifiants adaptés aux besoins des producteurs et diffuseurs de données sur le web, mais également capables de durer sur le long terme (https://www.bnf.fr/fr/lidentifiant-ark-archival-resource-key)

*L’API IIIF (International Image Interoperability Framework) est une API standardisée par le consortium IIIF permettant la manipulation homogène d’images. Il s’agit de définir, pour des grands entrepôts de documents numériques des interfaces permettant l’interopérabilité de leurs images (manuscrits, photographies, estampes, pages de livre, etc. etc.) en fournissant des métadonnées sur ces documents et des verbes de manipulation des images.

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