5 raisons d’adopter un DAM pour les collectivités

Pour les collectivités, la gestion des médias est au croisement de multiples processus à la fois de communication, de conservation, de valorisation d’un territoire et des activités. C’est aussi la première étape de la constitution d’un patrimoine audiovisuel qui sera reversé aux archives. De plus, les collectivités doivent respecter des règles de sécurité élevées et sont confrontés tous les jours au droit à l’image. Autant de problématiques à conjuguer avec l’activité quotidienne riche d’une collectivité.

Pour faciliter et organiser cette gestion, le DAM est aujourd’hui un outil incontournable de la gestion des médias d’une collectivité. Au-delà de la sécurisation, de la centralisation et du classement qui sont maintenant des acquis, le DAM est la possibilité de construire une stratégie pérenne autour des médias pour valoriser un territoire dans toutes ses facettes.

1 – Établir la politique documentaire de conservation des médias

Il y a plusieurs années, la priorité était à la centralisation des médias, ceux-ci étant éparpillés sur divers supports et postes utilisateurs. Ce besoin existe encore mais il est à présent très bien maîtrisé et l’outil DAM peut déployer toutes ses forces pour couvrir de nouveaux besoins.

Les collectivités ont besoin aujourd’hui de bâtir autour du DAM une vraie politique documentaire couvrant tout le cycle du média, notamment dans sa partie de vie attachée à la communication, avant de passer le relai aux archives. La gestion étendue des droits d’Ephoto Dam permet de bâtir des workflows qui correspondent à des pratiques de production et de qualification des médias. Le tout en garantissant un retour sur investissement important.

Le DAM peut collecter les médias et une pré-indexation directement auprès des photographes (depuis Lightroom par exemple) ; cette indexation est ensuite validée par les référents qui vont notamment déterminer les droits de diffusion des médias ; un webmaster va ensuite créer les versions dont il a besoin pour la diffusion sur des sites, réseaux sociaux ou intranet ; un archiviste pourra verser à son SAE (Système d’Archivage Électronique) les médias expirés où qu’il aura déterminé « à archiver » avec les référents métier.

Techniquement ou documentairement, le DAM couvre l’ensemble de ce cycle de vie du média. Ephoto Dam possède également de nombreuses passerelles avec d’autres outils pour collecter ou diffuser des médias tout en exploitant ou récupérant les métadonnées. Aussi, le langage documentaire est adapté au besoin de description des médias dans une logique de communication tout en prévoyant les outils documentaires qui permettront le passage aux archives, sans réindexer l’intégralité des médias.

2 – Maîtriser le droit d’auteur et de le droit à l’image

C’est souvent un casse-tête pour les collectivités, de par la masse de médias produits et les personnes représentées sur celles-ci, de gérer les droits attachés à leur production audiovisuelle. En effet, dans le cadre de photographes, vidéastes salariés ou prestataires, les droits de diffusion ne seront pas les mêmes. Recueillir le consentement des personnes représentées et avoir ces autorisations au format numérique pour ensuite les consulter au moment de l’exploitation des médias est un process coûteux en temps. Nous connaissons bien la réalité du terrain et ces pratiques ne sont pas toujours transposables dans la réalité.

Ephoto Dam met à disposition des collectivités les outils permettant de gérer ces droits afin de faciliter ces tâches. Le but n’étant pas de contraindre les collectivités à un process chronophage pour chaque média mais plutôt de donner les outils permettant de le mettre en œuvre si nécessaire et aussi de repérer les médias qui ne respectent pas les conditions d’une diffusion sereine. Cela se traduit par les tâches planifiées d’expiration de droit ou de retrait des médias pour les placer dans un statut de non diffusion, la gestion des collections permettant de savoir tout de suite si un média est diffusable ou non. C’est aussi l’ajout de pièces jointes attachée aux médias, comme des autorisations de diffusion ou des cessions de droits.

En cas de problème, c’est également la possibilité de contacter depuis le DAM tous les utilisateurs ayant téléchargé un média afin de leur porter une information d’arrêt de la diffusion par exemple.

3 – Rationaliser le stockage des médias

Cela fait longtemps que les collectivités gèrent le stockage de leur médias de manière rationnelle, notamment pour en optimiser les coûts. S’ajoute aujourd’hui à cela la question environnementale, qui nous oblige à être plus performants sur ces sujets. Tout en assurant un hébergement en France, Ephoto Dam permet la diffusion via des liens ou des players embarqués qui ne génèrent pas de stockage supplémentaire. La collecte de médias se fait également directement dans l’outil sans passer par des plateformes intermédiaires ce qui limite l’impact du stockage des médias, qui de plus ne sont pas stockés par des plateformes non maîtrisées. Ephoto Dam, notamment à travers ses plugins pour Drupal ou WordPress, permet l’affichage des médias dans des formats comme le Webp, 40% plus léger que le JPEG. Le protocole de streaming HLS utilisé par Ephoto permet également de délivrer le flux vidéo adapté à la connexion de l’utilisateur, ce qui permet une économie de bande passante.

Malgré tous les outils techniques disponibles aujourd’hui, la performance en terme de stockage reste très dépendante de la politique documentaire.

En effet, penser la politique documentaire comme évoqué plus haut, c’est aussi se poser la question du stockage froid, chaud et des reversements divers, notamment aux archives, partant du principe que la question de la production des médias est déjà rationalisée et qu’un éditing des médias est réalisé.

4 – Valoriser un territoire et l’activité d’une collectivité par l’image, sur tous supports

Une fois ces étapes maîtrisées et mises en œuvre, et même s’il faut régulièrement les interroger, il est temps de passer à l’exploitation de l’outil DAM. Le DAM est aujourd’hui un outil puissant pour la diffusion de médias. Il intervient autant dans le e-commerce, qu’auprès de grands industriels ou que de collectivités, plus ou moins grandes. C’est donc un outil qui a su évoluer en prenant en compte les besoins les plus exigeants, pour en faire bénéficier tous les utilisateurs de la solution.

A ce titre, Ephoto Dam est en mesure de fournir des galeries multimédia HTML5 et responsive, intégrables dans n’importe quel site mais aussi diffusable par un simple lien pour donner à voir des PDFS à feuilleter, des vidéos chapitrées et/ou sous titrée et bien sûr des images.

C’est la possibilité d’émettre des liens de téléchargement de sélection avec une durée de vie programmée. Depuis le store, c’est la mise à disposition de nombreux plugins permettant d’utiliser les médias dans les CMS, la suite Office ou Adobe en bénéficiant de formats optimisés pour ces outils et supports, sans vous en préoccuper.

Le DAM, quand il est mis en place, s’impose rapidement comme la source des médias qui valorisera l’activité de la collectivité : les données sont qualifiées, les droits gérés, les formats de diffusion optimisés et le stockage n’est plus répliqué partout, la traçabilité des usages assurée et l’accès facilité dans les outils déjà connus par tous les acteurs du cycle de vie des médias.

5 – Maîtriser sa communication de médias auprès des partenaires

Avoir une source de médias unique et qualifiée par l’indexation développe de nouveaux usages et de nouveaux points de vue.

En effet, quand les médias ne sont pas gérés à travers un DAM, il est souvent constaté que sur des périodes données, les mêmes médias sont utilisés de multiples fois. Car on sait que pour ceux-ci les droits sont maîtrisés et la diffusion possible sans problème particulier, alors il est plus confortable et rapide de les utiliser.

Disposer d’une source de média qui agrège le contenu permet de renouveler efficacement et régulièrement les images qui valorise l’activité. C’est aussi proposer plus de choix aux utilisateurs de la collectivité mais aussi à tous les partenaires : autres collectivités, entreprises, journalistes, organismes touristiques, prestataires, etc.

Également, en permettant aux différentes directions et services de la collectivité de bénéficier d’Ephoto Dam pour leur usage propre (dans le cadre d’une collection réservée par exemple), le service communication collecte de nombreux médias qui étaient jusqu’ici inconnus tout en permettant à ces directions de maîtriser elles-mêmes leurs échanges de médias, auprès de partenaires techniques par exemple.

Grâce à cela, de nouveaux points de vue pour un communiquant s’ouvrent sur des parties de l’activité peu valorisées, des métiers à mettre à avant, la possibilité de faire des rétrospectives, de comparer des éléments du bâti pour réaliser des avants / après, etc.

L’image est au centre de la communication, qu’elle soit animée ou fixe. Un DAM est la solution pour gagner en efficacité sur la gestion des médias et atteindre vos objectifs de valorisation de votre collectivité par l’image.

Constituer et qualifier son patrimoine audiovisuel va optimiser votre communication au quotidien mais aussi créer de nouvelles manières de communiquer et mettre en avant de nouveaux contenus.

En savoir plus sur les 5 raisons d’adopter un DAM :

• 5 raisons d’adopter un DAM pour les musées
• 5 raisons d’adopter un DAM dans le secteur du BTP
• 5 raisons d’adopter un DAM dans le secteur du tourisme
• 5 raisons d’adopter un DAM dans le secteur de l’Industrie